Nutzungsbedingungen

Mit der BayernCloud Schule (ByCS) bietet der Freistaat Bayern allen bayerischen Schulen performante Software-Anwendungen und attraktive Inhalte für moderne digitale Bildung zur kostenfreien und freiwilligen Nutzung.

Diese Nutzungsbedingungen enthalten Regelungen für die Arbeit mit Drive mit Office-Anwendungen (Office, Board mit Pinnnwand) . Das Gesamtangebot Drive mit Office-Anwendungen (im Folgenden auch ‚Anwendung‘) wird mittels Browser, Desktop Client und mobiler App bereitgestellt.

1. Nutzungsberechtigte Einrichtungen

1.1. Schulen

Alle Schulen im Sinne des BayEUG erhalten auf Antrag einen Zugang zur Anwendung.

1.2. Weitere nutzungsberechtigte Einrichtungen im Geschäftsbereich des StMUK

Weiteren Einrichtungen im Geschäftsbereich des StMUK kann, soweit es zur Erfüllung ihrer jeweiligen öffentlichen Aufgaben erforderlich ist, auf Antrag ein Zugang zur Anwendung eingerichtet werden.

1.3. Weitere nutzungsberechtigte Einrichtungen außerhalb des Geschäftsbereichs des StMUK sowie im nichtstaatlichen Bereich

Staatliche Einrichtungen außerhalb des Geschäftsbereichs des StMUK können auf Antrag in begründeten Einzelfällen - ausschließlich zu Bildungszwecken, soweit dies hierzu erforderlich ist, insbesondere zur Bereitstellung von Unterrichtsmaterial und für die praxisnahe Lehrerausbildung an bayerischen Universitäten - einen Zugang zur Anwendung auf der Grundlage gesonderter Vereinbarungen mit dem ISB erhalten.

Im nichtstaatlichen Bereich gilt dies nur für die kommunalen Medienzentren sowie für Zwecke der Lehreraus- und -fortbildung für kommunale und kirchliche Einrichtungen.

1.4. Einhaltung der Nutzungsbedingungen

Die nutzungsberechtigte Einrichtung wirkt auf die Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen durch den nutzungsberechtigten Personenkreis (2.1) hin. Sie stellt insbesondere sicher, dass alle von ihr angelegten nutzungsberechtigten Personen über die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Anwendungen informiert sind.

Hilft die nutzungsberechtigte Einrichtung trotz schriftlicher Aufforderung schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder einem Missbrauch des Zugangs zum ByCS-Angebot nicht ab, so kann sie von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen ausgeschlossen werden.

1.5. Beendigung der Nutzung

1.5.1. Kündigung von einzelnen ByCS-Anwendungen

In der zentralen Anwendungsverwaltung kann jede Einrichtung die Nutzung von ByCS-Anwendungen (ausgenommen Basisanwendungen) separat beenden.

Die Kündigungsfrist beträgt für jede Anwendung grundsätzlich 30 Tage. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der ByCS-Anwendung rückgängig gemacht werden.

1.5.2. Kündigung der ByCS inklusive Basisanwendungen

Eine Beendigung der Nutzung der ByCS bedarf der Textform. Sie ist per Support-Ticket an die zentrale Fachadministration (ZFA) zu richten. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der Basisanwendungen rückgängig gemacht werden. Die jeweilige Einrichtung soll dazu Stellung nehmen, warum sie das ByCS-Angebot nicht weiter nutzen möchte.

1.5.3. Umgang mit Daten bei Beendigung der Nutzung

Bei Beendigung der Nutzung von ByCS-Anwendungen obliegt es der nutzungsberechtigten Einrichtung, unter Beachtung der jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarung, über den weiteren Umgang mit den in der Anwendung gespeicherten (insbesondere personenbezogenen) Daten zu entscheiden.

Informationen über die Löschfristen nach dem Ende der Zurverfügungstellung sind den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anwendungen zu entnehmen.

2. Zugangsberechtigung und -verwaltung

2.1. Nutzungsberechtigter Personenkreis

Schulen (Nr. 1.1.) können die Anwendung

• ihren jeweiligen Lehrkräften in der Rolle ‚Lehrer‘,
• dem weiteren pädagogischen Personal in der Rolle ‚Lehrer‘,
• Haus- und Verwaltungspersonal in der Rolle ‚Lehrer‘,
• Schülerinnen und Schülern in der Rolle ‚Schüler‘,
• externen Unterrichtspartnerinnen und Unterrichtspartnern im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG sowie
• Gastnutzern (temporäre Nutzer, für die kein Nutzerprofil hinterlegt ist)

zur Verfügung stellen.

Bei weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen (1.2. und 1.3.) wird für die dort Beschäftigten ein Zugang in der Rolle ‚Lehrer‘ oder ‚Schüler‘ zur ByCS nur eingerichtet, soweit dies für die Zwecke der Einrichtung erforderlich ist.

2.2. Zugangsberechtigung

Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bzw. im Einzelfall das ISB verwaltet die Zugänge für nutzungsberechtigte Personen (2.1.). Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung legt fest, zu welchen ByCS-Anwendungen eine Person Zugang erhält.

Die von der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bestellten ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren regeln über die Nutzerverwaltung (ByCS-Administration) den Zugang zu den einzelnen ByCS-Anwendungen. Sie legen die Nutzerinnen und Nutzer an und weisen ihnen die jeweiligen Rollen zu (z. B. Rolle ‚Lehrer‘ oder Rolle ‚Schüler‘).

2.3. Zugangs- und Identitätsmanagement

Die ByCS-Anwendungen sind an das zentrale Zugangs- und Identitätsmanagementsystem der ByCS (ByCS-Administration) angeschlossen. Alle nutzungsberechtigten Personen erhalten personalisierte Zugangsdaten. Je nach Zugangsberechtigung haben diese für die durch die nutzungsberechtigte Einrichtung genutzten ByCS-Anwendungen sowie weitere an das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem angebundene Anwendungen Gültigkeit.

Die für das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem geltenden Nutzungsbedingungen sind den Nutzungsbedingungen des Dashboards des ByCS-Web-Portals Ihrer jeweiligen Schule bzw. Einrichtung zu entnehmen.

2.4. E-Mail-Adresse; E-Mail-Benachrichtigungen

Es besteht für alle nutzungsberechtigten Personen die Möglichkeit, in der ByCS eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Für Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nutzen, ist die darin vorgegebene E-Mail-Adresse bereits hinterlegt und kann nicht geändert werden. Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nicht nutzen, haben ggf. ihre von der nutzungsberechtigten Schule bzw. Einrichtung vergebene dienstliche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die nutzungsberechtigten Personen können automatisierte Systembenachrichtigungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse einrichten. Eine Weiterleitung einer Systembenachrichtigung an Dritte ist nur zulässig, soweit diese keine personenbezogenen Daten enthält und es sich um ein dienstliches E-Mail-Postfach handelt. Eine automatisierte Weiterleitung an Dritte ist untersagt.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Unzulässig ist die Angabe einer ungültigen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse, die nicht der nutzungsberechtigten Person gehört. Für den Fall, dass es sich bei der nutzungsberechtigten Person um eine minderjährige Schülerin oder einen minderjährigen Schüler handelt, kann auch die E-Mail-Adresse einer Person gemäß Art. 74 Abs. 2 BayEUG hinterlegt werden. Die Erziehungsberechtigten im Sinne dieser Vorschrift können auch darüber entscheiden, ob stattdessen die E-Mail-Adresse einer dritten, mit Erziehungsaufgaben betrauten, Person (z. B. Großeltern) hinterlegt werden soll. Verstöße können zum Ausschluss von der Nutzung der ByCS-Anwendungen führen.

2.5. Einhaltung der Nutzungsbedingungen

Die Nutzung des ByCS-Angebots ist nur nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen gestattet. Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen durch die nutzungsberechtigten Personen (2.1.) können zum Ausschluss von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen führen.

Hiervon unberührt bleiben Maßnahmen des Strafrechts, des Disziplinar- bzw. Arbeitsrechts (bei der Nutzung der ByCS im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses) und des Schulrechts (gegenüber Schülerinnen und Schülern; z. B. Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemäß Art. 86 BayEUG).

3. Zur Nutzung der ByCS-Anwendungen im Allgemeinen

3.1. Nutzungsumfang der ByCS-Anwendungen

3.1.1. Nutzungszwecke

Die ByCS-Anwendungen dürfen nur zu Bildungszwecken und nur im Rahmen und für die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. -szenarien durch nutzungsberechtigte Personen verwendet werden. Die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. - szenarien an der Schule müssen den Rahmen gemäß Abschnitt 7 Ziff. 1 bzw. Abschnitt 4 Ziff. 1 der Anlage 2 zu § 46 BaySchO einhalten. Bei den übrigen nutzungsberechtigten Einrichtungen ergibt sich dieser Rahmen aus deren Aufgaben oder der entsprechenden Vereinbarung.

Eine Nutzung zu kommerziellen, politischen oder privaten Zwecken ist nicht zulässig.

Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigten Interessen der Schule bzw. der nutzungsberechtigten Einrichtung zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule bzw. nutzungsberechtigten Einrichtung).

3.1.2. Weitergabe von Dateien

Die Weitergabe von Dateien aus den ByCS-Anwendungen an Drittangebote (z. B. Filesharing-Portale, Soziale Netzwerke) ist nicht gestattet. Ausgenommen davon sind Inhalte, für die ausdrücklich weitergehende Nutzungsrechte eingeräumt wurden (z. B. Creative-Commons-Lizenzen).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben darauf zu achten, dass Dritte, z. B. Haushaltsangehörige, die auf dem Bildschirm abgebildete Kommunikationen oder andere schützenswerte Angaben nicht einsehen und mithören können. Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.

3.1.3. Materialien aus externen Quellen

Materialien aus externen Quellen (z. B. auch sog. SCORM-Pakete (Shareable Content Objekt Reference Model), soweit bei der Nutzung der darüber bereitgestellten Inhalte personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet werden) dürfen nur eingebunden oder verlinkt werden, wenn diese pädagogisch geeignet und für die vorgesehenen Zwecke nach den produktspezifischen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie den allgemeinen rechtlichen Vorgaben (z. B. Schulrecht, Datenschutzrecht) eingesetzt werden dürfen. Dies bedeutet insbesondere, dass externe Anwendungen oder Angebote (etwa, weil diese nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung genutzt werden) nur verlinkt oder eingebunden werden dürfen, wenn die erforderlichen Einwilligungen vorliegen oder eine Einwilligung nicht nötig ist (z. B. weil unmittelbar auf eine Anmeldeseite verlinkt wird, die ihrerseits eine zulässige Nutzung effektiv gewährleistet).

3.2. Pflichten der nutzungsberechtigten Personen

3.2.1. Allgemeine Pflichten bei der Datenverarbeitung

Die nutzungsberechtigte Einrichtung hat dafür Sorge zu tragen, dass die von ihr veranlasste Nutzung und damit regelmäßig verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, d. h. auf Basis einer geeigneten Rechtsgrundlage erfolgt oder – falls dies nicht zu gewährleisten ist – unterbleibt.

3.2.2. Datenminimierung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auf das für den Bildungszweck erforderliche Maß zu beschränken. Soweit möglich sind Verlinkungen auf den passwortgeschützten Bereich der pädagogischen ByCS-Anwendungen dem Anfertigen von Kopien (z. B. als E-Mail-Anhang) vorzuziehen.

3.2.3. Umgang mit Daten mit gesteigertem Schutzbedarf

Daten mit gesteigertem Schutzbedarf (z. B. personenbezogene Daten wie Noten, Zeugnisse, Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten) dürfen – sofern in Nr. 4 dieser Nutzungsbedingungen nicht gänzlich untersagt – nur unter Berücksichtigung der zu beachtenden zusätzlichen Schutzmaßnahmen mit ByCS-Anwendungen verarbeitet werden. Diese finden sich beispielweise in der KMBek Schulische IT-Infrastruktur und Internetzugang.

3.2.4. Beachtung anderer Rechtsvorschriften

Bei der Nutzung der ByCS ist neben diesen Nutzungsbedingungen das allgemein geltende Recht zu beachten. Dies gilt insbesondere für die Bestimmungen des Strafrechts, des Urheberrechts, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KUG) sowie des Schulrechts (bei Nutzung zu schulischen Zwecken).

Es ist verboten, rassistische, ehrverletzende, pornographische, gewaltdarstellende oder beleidigende Inhalte zu speichern oder zu verbreiten.

Audio- oder Videoaufnahmen von Personen dürfen nur vorgenommen oder in der ByCS veröffentlicht werden, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung der betroffenen Person) besteht. Gleiches gilt für die Bekanntgabe von Namen, Adressdaten und Fotografien von Personen.

3.3. Aufsichtspflicht bei unterrichtlicher Nutzung

Die Lehrkräfte erfüllen ihre Aufsichtspflicht gemäß § 22 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) während des Präsenzunterrichts insbesondere durch

• stichprobenartige Einsichtnahme in den Bildschirm und
• Aufforderung an Schülerinnen und Schüler, bestimmte Inhalte der Lehrkraft zu zeigen.

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, Maßnahmen zur Erfüllung der Aufsichtspflicht zu dulden und bei Bedarf aktiv mitzuwirken.

Auch bei der Durchführung von Distanzunterricht nach § 19 Abs. 4 BaySchO hat die Lehrkraft – soweit möglich – auf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen zu achten. Die Aufsichtspflicht während der Teilnahme am Distanzunterricht außerhalb der Schule verbleibt jedoch bei den Erziehungsberechtigten (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 3 BaySchO).

3.4. Datensicherung

Alle nutzungsberechtigten Personen haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Daten auf dafür geeigneten Geräten (i. d. R. Dienstgeräte) zu sichern. Lehrkräfte können beispielsweise Sicherungen ihrer Kursräume oder von in Kursen hochgeladenen Dateien vornehmen und diese lokal auf Dienstgeräten abspeichern. Dabei sind die Regelungen der jeweiligen Einrichtung für die Verarbeitung dienstlicher Daten und das Datenschutzrecht sowie die anzuwendenden Lizenzbedingungen, insb. die Gültigkeit der Lizenz, zu beachten.

Für das Gesamtsystem der Anwendung erfolgt eine regelmäßige Datensicherung, um großflächigem Datenverlust, z. B. bei schwerwiegender Software-Fehlfunktion, vorzubeugen.

3.5. Datenzugriff in dringenden Fällen

Bei Verdacht auf rechtswidrige Inhalte oder Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit von ByCS-Anwendungen kann die Schule oder Einrichtung die Einsichtnahme, die Löschung und die Veränderung von in der ByCS gespeicherten Daten veranlassen. Soweit möglich werden die betroffenen nutzungsberechtigten Personen hierüber im Vorfeld informiert und ihnen Gelegenheit zur Aufklärung bzw. Abhilfe gegeben. Andernfalls werden sie nachträglich informiert.

3.6. Unnötiges Datenaufkommen

Unnötiges Datenaufkommen durch Laden und Versenden von sehr großen Dateien (z. B. Grafiken, Videos oder Audiodateien) über die ByCS ist nach Möglichkeit zu vermeiden.

3.7. Nutzung mit privaten Endgeräten

Die Nutzung der ByCS ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z. B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o. Ä.). Zudem sind das verwendete Betriebssystem sowie der Internetbrowser stets auf einem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz privater Endgeräte kann von der nutzungsberechtigten Einrichtung im Einzelfall zugelassen werden.

Die Verwaltung der Zugänge für nutzungsberechtigte Personen erfolgt durch die jeweilige Schule bzw. nutzungsberechtigte Einrichtung, die für den Einsatz von Drive mit Office-Anwendungen datenschutzrechtlich verantwortlich ist.

Die Schulleitung

• ernennt zuständige Schuladministratorinnen und -administratoren, die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen,
• stellt sicher, dass für eine freiwillige Nutzung vorab die erforderlichen Einwilligungen eingeholt werden,
• stellt sicher, dass Drive mit Office-Anwendungen nur für Nutzungszwecke bzw. -szenarien gemäß Nr. 3.1. verwendet wird,
• stellt sicher, dass für die Zusammenarbeit notwendige Spaces (vgl. Nr. 4.2.) angelegt und Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler entsprechend ihrer Zugehörigkeit zu Klassen und Kursen den Spaces zugeordnet werden und die Lehrkräfte dafür sorgen, dass nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer Mitglieder in einem Space sind,
• informiert die Betroffenen und die Erziehungsberechtigten über das Kollaborationswerkzeug Drive mit Office-Anwendungen und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.

Dies gilt entsprechend für die Leitungen weiterer Einrichtungen.

Soweit diese Nutzungsbedingungen nicht die Leitung der Schule oder der weiteren Einrichtung betreffen, obliegt die Verantwortung für deren Einhaltung den jeweiligen nutzungsberechtigten Personen.

Lehrkräfte, das übrige pädagogische Personal, Verwaltungs- und Hauspersonal und Schülerinnen und Schüler erhalten einen persönlichen Speicherbereich, dessen Inhalte über das Schuljahresende hinweg bestehen bleiben; Nr. 4.4. ist zu beachten.

Die Ordner von besonders zur Geheimhaltung verpflichteten Personen (z.B. Schulpsychologinnen und Schulpsychologen, Personalräte), die von diesen im Rahmen dieser Funktion genutzt werden, sind entsprechend zu bezeichnen. Unabhängig davon sind die weiteren technischen und organisatorischen Maßnahmen für besonders schutzbedürftige Daten zu beachten, vgl. Nr. 3.2.3.

Lehrkräfte, das übrige pädagogische Personal und das Verwaltungspersonal sind berechtigt, Spaces (Speicherbereiche, die mehreren Personen zur Verfügung stehen) anzulegen, die für die gemeinsame Dateiverwaltung und Bearbeitung von Dokumenten vorgesehen sind.

Ein Space für z. B. einen zweijährigen Kurs in der gymnasialen Oberstufe, fortdauernde Schularbeitsgemeinschaften oder Fachschaften oder vergleichbare besondere Nutzungsszenarien kann über das Schuljahresende hinaus eingesetzt werden.

Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, Inhalte im persönlichen Speicherbereich zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.

Die Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, Spaces (vgl. Nr. 4.2.2.) zu löschen, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, spätestens 3 Monate nach Ende des laufenden Schuljahres. Ausnahmen gemäß Nr. 4.2.3. sind möglich. Dies gilt ebenso für an andere Nutzerinnen und Nutzer erteilte Freigaben auf Spaces. Auf die Bestimmungen unter Nr. 4.5. wird hingewiesen.

Im Übrigen gelten die Löschfristen der Ziffer 5 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Gelöschte Dateien und Ordner verbleiben bis zu 90 Tage im Bereich „Gelöschte Dateien“. Vor Ablauf dieser Vorhaltefrist können Objekte wiederhergestellt werden, nach Ablauf werden diese unwiderruflich gelöscht. Eine darüber hinausgehende Möglichkeit der Wiederherstellung ist nicht gegeben.

• Berechtigten Dritten darf der Zugriff auf die Daten nur zeitlich begrenzt (z. B. begrenzte Gültigkeitsdauer) durch einen Link (für Externe) oder eine Berechtigung erteilt werden. Der Zugriff über einen Link hat passwortgeschützt zu erfolgen, wenn schreibender Zugriff gewährt wird. Für lesenden Zugriff kann Passwortschutz unterbleiben. 
• Werden Daten mit hohem Schutzbedarf ausgetauscht, muss der Link passwortgeschützt sein. Die Übertragung des Passworts und des Links müssen über unterschiedliche Kommunikationswege erfolgen.
• Werden Dateien mit externen Empfängern per Link geteilt, so ist der Link mit einem Passwort und einem Ablaufdatum abzusichern. Das Passwort soll den Sicherheitsempfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entsprechen.
• Beim Teilen von Daten durch besonders zur Geheimhaltung verpflichteten Personen muss sichergestellt werden, dass diese nur an Personen übertragen werden, denen gegenüber eine Offenlegung der Daten gestattet ist. Die Identität des Kommunikationspartners ist in geeigneter Weise zu überprüfen.

Zur Kontrolle der Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen können unter Beachtung der einschlägigen Dienstvereinbarungen und der Verhältnismäßigkeit Stichproben- und Verdachtskontrollen durchgeführt werden.

Wird bei einem Schul- bzw. Dienststellenwechsel kein Antrag auf Wechsel der Dienststelle in den ByCS-Profileinstellungen gestellt, erhält der Nutzer bzw. die Nutzerin eine neue ByCS-Kennung. In diesem Fall wird die ByCS-Kennung an der vorherigen Schule bzw. Einrichtung durch den Nutzerverwalter bzw. die Nutzerverwalterin gelöscht. Dabei wird auch der zugehörige Zugang zu Drive mit Office-Anwendungen mit allen Inhalten gelöscht (vgl. Nr. 5 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Wenn der Nutzer bzw. die Nutzerin einen Antrag auf Schul- bzw. Dienststellenwechsel stellt, wird die ByCS-Kennung beibehalten. Alle Inhalte in Drive mit Office-Anwendungen, die in der Verantwortung der alten Einrichtung (insb. die Zugriffe auf Spaces) stehen, werden gelöscht. Auch bei einem Wechsel der Dienststelle sind daher zur Vermeidung von Datenverlust vor Abschluss des Dienststellenwechsels im erforderlichen Umfang Daten zu sichern, zu deren Mitnahme die Nutzerinnen und Nutzer berechtigt sind (z. B. persönliche Dateien, Dateien, die das eigene Dienstverhältnis betreffen, wie bspw. Fortbildungsnachweise, Reisekostenabrechnungen etc.) und dienstlich erforderliche Dateien und Spaces, soweit noch nicht geschehen, an die zuständigen Personen zu übergeben.

Nach einer Namensänderung, z. B. aufgrund von Heirat oder Scheidung, ist das eigene ByCS-Nutzerprofil unverzüglich entsprechend zu aktualisieren.

Das ByCS-Board ist ein digitales und kollaboratives Werkzeug zur Gestaltung und Speicherung interaktiver, online und offline verfügbarer Tafelbildern. Diese können nutzungsberechtigten Personen in der Rolle ‚Lehrer‘ sowie ’Schüler‘ selbst gestalten, indem sie Board-Dateien mit Hilfe von Stiftwerkzeugen, Texteingaben, Formwerkzeugen und dem Bereitstellen multimedialer Inhalte füllen. Online erstellte Dateien bzw. Tafelbilder können heruntergeladen werden und durch eine offline-Version bearbeitet werden.

Im ByCS-Board ist es allen nutzungsberechtigten Personen möglich, Beiträge mit GeoGebra-Script-Code zu verfassen. Die nutzungsberechtigten Personen sind dafür verantwortlich, dass kein Schadcode eingestellt wird und dass hierdurch keine Möglichkeiten für eine missbräuchliche Nutzung der ByCS geschaffen werden. 

Die ByCS-Pinnwand ist ein digitales Werkzeug, um Inhalte wie Texte, Bilder oder Links übersichtlich und kollaborativ auf Karten und in Spalten zu organisieren. Die Inhalte lassen sich via „Drag-and-Drop“ neu ordnen bzw. priorisieren.

Die Verarbeitung von Daten mit gesteigertem Schutzbedarf (z. B. Noten oder Zeugnisse, Gesundheitsdaten) über die Kommunikationswerkzeuge der Anwendungen Board mit Pinnwand ist untersagt. 

5. Schlussbestimmungen

Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

Stand: September 2025