Nutzungsbedingungen

Mit der BayernCloud Schule (ByCS) bietet der Freistaat Bayern allen bayerischen Schulen performante Software-Anwendungen und attraktive Inhalte für moderne digitale Bildung zur kostenfreien und freiwilligen Nutzung.

Diese Nutzungsbedingungen enthalten die Regelungen für den ByCS-Messenger (im Folgenden auch ‚Anwendung‘).

Alle Schulen im Sinne des BayEUG erhalten auf Antrag einen Zugang zur Anwendung.

Weiteren Einrichtungen im Geschäftsbereich des StMUK kann, soweit es zur Erfüllung ihrer jeweiligen öffentlichen Aufgaben erforderlich ist, auf Antrag ein Zugang zur Anwendung eingerichtet werden.

Staatliche Einrichtungen außerhalb des Geschäftsbereichs des StMUK können auf Antrag in begründeten Einzelfällen - ausschließlich zu Bildungszwecken, soweit dies hierzu erforderlich ist, insbesondere zur Bereitstellung von Unterrichtsmaterial und für die praxisnahe Lehrerausbildung an bayerischen Universitäten - einen Zugang zur Anwendung auf der Grundlage gesonderter Vereinbarungen mit dem ISB erhalten.

Im nichtstaatlichen Bereich gilt dies nur für die kommunalen Medienzentren sowie für Zwecke der Lehreraus- und -fortbildung für kommunale und kirchliche Einrichtungen.

Die nutzungsberechtigte Einrichtung wirkt auf die Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen durch den nutzungsberechtigten Personenkreis (2.1) hin. Sie stellt insbesondere sicher, dass alle von ihr angelegten nutzungsberechtigten Personen über die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Anwendungen informiert sind.

Hilft die nutzungsberechtigte Einrichtung trotz schriftlicher Aufforderung schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder einem Missbrauch des Zugangs zum ByCS-Angebot nicht ab, so kann sie von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen ausgeschlossen werden.

In der zentralen Anwendungsverwaltung kann jede Einrichtung die Nutzung von ByCS-Anwendungen (ausgenommen Basisanwendungen) separat beenden.

Die Kündigungsfrist beträgt für jede Anwendung grundsätzlich 30 Tage. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der ByCS-Anwendung rückgängig gemacht werden.

Eine Beendigung der Nutzung der ByCS bedarf der Textform. Sie ist per Support-Ticket an die zentrale Fachadministration (ZFA) zu richten. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der Basisanwendungen rückgängig gemacht werden. Die jeweilige Einrichtung soll dazu Stellung nehmen, warum sie das ByCS-Angebot nicht weiter nutzen möchte.

Bei Beendigung der Nutzung von ByCS-Anwendungen obliegt es der nutzungsberechtigten Einrichtung, unter Beachtung der jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarung, über den weiteren Umgang mit den in der Anwendung gespeicherten (insbesondere personenbezogenen) Daten zu entscheiden.

Informationen über die Löschfristen nach dem Ende der Zurverfügungstellung sind den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anwendungen zu entnehmen.

Schulen (Nr. 1.1.) können die Anwendung

• ihren jeweiligen Lehrkräften in der Rolle ‚Lehrer‘,
• dem weiteren pädagogischen Personal in der Rolle ‚Lehrer‘,
• Haus- und Verwaltungspersonal in der Rolle ‚Lehrer‘,
• Schülerinnen und Schülern in der Rolle ‚Schüler‘ sowie
• externen Unterrichtspartnerinnen und Unterrichtspartnern im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG

zur Verfügung stellen.

Bei weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen (1.2. und 1.3.) wird für die dort Beschäftigten ein Zugang in der Rolle ‚Lehrer‘ oder ‚Schüler‘ zur ByCS nur eingerichtet, soweit dies für die Zwecke der Einrichtung erforderlich ist.

Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bzw. im Einzelfall das ISB verwaltet die Zugänge für nutzungsberechtigte Personen (2.1.). Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung legt fest, zu welchen ByCS-Anwendungen eine Person Zugang erhält.

Die von der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bestellten ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren regeln über die Nutzerverwaltung (ByCS-Administration) den Zugang zu den einzelnen ByCS-Anwendungen. Sie legen die Nutzerinnen und Nutzer an und weisen ihnen die jeweiligen Rollen zu (z. B. Rolle ‚Lehrer‘ oder Rolle ‚Schüler‘).

Die ByCS-Anwendungen sind an das zentrale Zugangs- und Identitätsmanagementsystem der ByCS (ByCS-Administration) angeschlossen. Alle nutzungsberechtigten Personen erhalten personalisierte Zugangsdaten. Je nach Zugangsberechtigung haben diese für die durch die nutzungsberechtigte Einrichtung genutzten ByCS-Anwendungen sowie weitere an das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem angebundene Anwendungen Gültigkeit.

Die für das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem geltenden Nutzungsbedingungen sind den Nutzungsbedingungen des Dashboards des ByCS-Web-Portals Ihrer jeweiligen Schule bzw. Einrichtung zu entnehmen.

Es besteht für alle nutzungsberechtigten Personen die Möglichkeit, in der ByCS eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Für Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nutzen, ist die darin vorgegebene E-Mail-Adresse bereits hinterlegt und kann nicht geändert werden. Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nicht nutzen, haben ggf. ihre von der nutzungsberechtigten Schule bzw. Einrichtung vergebene dienstliche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die nutzungsberechtigten Personen können automatisierte Systembenachrichtigungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse einrichten. Eine Weiterleitung einer Systembenachrichtigung an Dritte ist nur zulässig, soweit diese keine personenbezogenen Daten enthält und es sich um ein dienstliches E-Mail-Postfach handelt. Eine automatisierte Weiterleitung an Dritte ist untersagt.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Unzulässig ist die Angabe einer ungültigen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse, die nicht der nutzungsberechtigten Person gehört. Für den Fall, dass es sich bei der nutzungsberechtigten Person um eine minderjährige Schülerin oder einen minderjährigen Schüler handelt, kann auch die E-Mail-Adresse einer Person gemäß Art. 74 Abs. 2 BayEUG hinterlegt werden. Die Erziehungsberechtigten im Sinne dieser Vorschrift können auch darüber entscheiden, ob stattdessen die E-Mail-Adresse einer dritten, mit Erziehungsaufgaben betrauten, Person (z. B. Großeltern) hinterlegt werden soll. Verstöße können zum Ausschluss von der Nutzung der ByCS-Anwendungen führen.

Die Nutzung des ByCS-Angebots ist nur nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen gestattet. Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen durch die nutzungsberechtigten Personen (2.1.) können zum Ausschluss von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen führen.

Hiervon unberührt bleiben Maßnahmen des Strafrechts, des Disziplinar- bzw. Arbeitsrechts (bei der Nutzung der ByCS im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses) und des Schulrechts (gegenüber Schülerinnen und Schülern; z. B. Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemäß Art. 86 BayEUG).

Die ByCS-Anwendungen dürfen nur zu Bildungszwecken und nur im Rahmen und für die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. -szenarien durch nutzungsberechtigte Personen verwendet werden. Die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. - szenarien an der Schule müssen den Rahmen gemäß Abschnitt 7 Ziff. 1 bzw. Abschnitt 4 Ziff. 1 der Anlage 2 zu § 46 BaySchO einhalten. Bei den übrigen nutzungsberechtigten Einrichtungen ergibt sich dieser Rahmen aus deren Aufgaben oder der entsprechenden Vereinbarung.

Eine Nutzung zu kommerziellen, politischen oder privaten Zwecken ist nicht zulässig.

Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigten Interessen der Schule bzw. der nutzungsberechtigten Einrichtung zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule bzw. nutzungsberechtigten Einrichtung).

Die Weitergabe von Dateien aus den ByCS-Anwendungen an Drittangebote (z. B. Filesharing-Portale, Soziale Netzwerke) ist nicht gestattet. Ausgenommen davon sind Inhalte, für die ausdrücklich weitergehende Nutzungsrechte eingeräumt wurden (z. B. Creative-Commons-Lizenzen).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben darauf zu achten, dass Dritte, z. B. Haushaltsangehörige, die auf dem Bildschirm abgebildete Kommunikationen oder andere schützenswerte Angaben nicht einsehen und mithören können. Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.

Materialien aus externen Quellen (z. B. auch sog. SCORM-Pakete (Shareable Content Objekt Reference Model), soweit bei der Nutzung der darüber bereitgestellten Inhalte personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet werden) dürfen nur eingebunden oder verlinkt werden, wenn diese pädagogisch geeignet und für die vorgesehenen Zwecke nach den produktspezifischen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie den allgemeinen rechtlichen Vorgaben (z. B. Schulrecht, Datenschutzrecht) eingesetzt werden dürfen. Dies bedeutet insbesondere, dass externe Anwendungen oder Angebote (etwa, weil diese nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung genutzt werden) nur verlinkt oder eingebunden werden dürfen, wenn die erforderlichen Einwilligungen vorliegen oder eine Einwilligung nicht nötig ist (z. B. weil unmittelbar auf eine Anmeldeseite verlinkt wird, die ihrerseits eine zulässige Nutzung effektiv gewährleistet).

Die nutzungsberechtigte Einrichtung hat dafür Sorge zu tragen, dass die von ihr veranlasste Nutzung und damit regelmäßig verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, d. h. auf Basis einer geeigneten Rechtsgrundlage erfolgt oder – falls dies nicht zu gewährleisten ist – unterbleibt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auf das für den Bildungszweck erforderliche Maß zu beschränken. Soweit möglich sind Verlinkungen auf den passwortgeschützten Bereich der pädagogischen ByCS-Anwendungen dem Anfertigen von Kopien (z. B. als E-Mail-Anhang) vorzuziehen.

Daten mit gesteigertem Schutzbedarf (z. B. personenbezogene Daten wie Noten, Zeugnisse, Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten) dürfen – sofern in Nr. 4 dieser Nutzungsbedingungen nicht gänzlich untersagt – nur unter Berücksichtigung der zu beachtenden zusätzlichen Schutzmaßnahmen mit ByCS-Anwendungen verarbeitet werden. Diese finden sich beispielweise in der KMBek Schulische IT-Infrastruktur und Internetzugang.

Bei der Nutzung der ByCS ist neben diesen Nutzungsbedingungen das allgemein geltende Recht zu beachten. Dies gilt insbesondere für die Bestimmungen des Strafrechts, des Urheberrechts, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KUG) sowie des Schulrechts (bei Nutzung zu schulischen Zwecken).

Es ist verboten, rassistische, ehrverletzende, pornographische, gewaltdarstellende oder beleidigende Inhalte zu speichern oder zu verbreiten.

Audio- oder Videoaufnahmen von Personen dürfen nur vorgenommen oder in der ByCS veröffentlicht werden, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung der betroffenen Person) besteht. Gleiches gilt für die Bekanntgabe von Namen, Adressdaten und Fotografien von Personen.

Die Lehrkräfte erfüllen ihre Aufsichtspflicht gemäß § 22 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) während des Präsenzunterrichts insbesondere durch

• stichprobenartige Einsichtnahme in den Bildschirm und
• Aufforderung an Schülerinnen und Schüler, bestimmte Inhalte der Lehrkraft zu zeigen.

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, Maßnahmen zur Erfüllung der Aufsichtspflicht zu dulden und bei Bedarf aktiv mitzuwirken.

Auch bei der Durchführung von Distanzunterricht nach § 19 Abs. 4 BaySchO hat die Lehrkraft – soweit möglich – auf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen zu achten. Die Aufsichtspflicht während der Teilnahme am Distanzunterricht außerhalb der Schule verbleibt jedoch bei den Erziehungsberechtigten (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 3 BaySchO).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Daten auf dafür geeigneten Geräten (i. d. R. Dienstgeräte) zu sichern. Lehrkräfte können beispielsweise Sicherungen ihrer Kursräume oder von in Kursen hochgeladenen Dateien vornehmen und diese lokal auf Dienstgeräten abspeichern. Dabei sind die Regelungen der jeweiligen Einrichtung für die Verarbeitung dienstlicher Daten und das Datenschutzrecht sowie die anzuwendenden Lizenzbedingungen, insb. die Gültigkeit der Lizenz, zu beachten.

Für das Gesamtsystem der Anwendung erfolgt eine regelmäßige Datensicherung, um großflächigem Datenverlust, z. B. bei schwerwiegender Software-Fehlfunktion, vorzubeugen.

Bei Verdacht auf rechtswidrige Inhalte oder Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit von ByCS-Anwendungen kann die Schule oder Einrichtung die Einsichtnahme, die Löschung und die Veränderung von in der ByCS gespeicherten Daten veranlassen. Soweit möglich werden die betroffenen nutzungsberechtigten Personen hierüber im Vorfeld informiert und ihnen Gelegenheit zur Aufklärung bzw. Abhilfe gegeben. Andernfalls werden sie nachträglich informiert.

Unnötiges Datenaufkommen durch Laden und Versenden von sehr großen Dateien (z. B. Grafiken, Videos oder Audiodateien) über die ByCS ist nach Möglichkeit zu vermeiden.

Die Nutzung der ByCS ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z. B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o. Ä.). Zudem sind das verwendete Betriebssystem sowie der Internetbrowser stets auf einem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz privater Endgeräte kann von der nutzungsberechtigten Einrichtung im Einzelfall zugelassen werden.

Inhalte, die im Messenger kommuniziert wurden, sind gemäß den Vorgaben über die Schriftgutverwaltung der jeweiligen Einrichtung sowie nach den allgemeinen Vorschriften der Aktenverwaltung (für staatliche Schulen insbesondere Teil 3 Abschnitt II der AGO) in die dafür vorgesehenen Speicherorte zu überführen (z.B. Veraktung gemäß Aktenplan).

• Der ByCS-Messenger ist nicht dazu bestimmt, als Daten- bzw. Aktenverwaltung verwendet zu werden.
• Es dürfen nur Dateien bis zu einer Größe von bis zu 64 MB versendet werden.
• Das Versenden von Kettennachrichten (insbes. Nachricht mit der Aufforderung, diese weiterzuleiten) ist nicht zulässig.

Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, Räume mit personenbezogenen Inhalten zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, spätestens aber drei Monate nach Ende des Schuljahres, in dem sie angelegt wurden. Dies gilt nicht für schuljahresübergreifende Räume. Diese und deren Inhalte sind spätestens drei Monate nach Ende des letzten übergreifenden Schuljahres zu löschen.

Im Übrigen gelten die Löschfristen der Ziffer 5 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Sofern die vollständige ByCS-Kennung einer Nutzerin oder eines Nutzers bekannt ist, kann ein gemeinsamer ByCS-Messenger Raum auch schul- oder dienststellenübergreifend im Rahmen der Zwecke gemäß Ziff. 3.1.1. eröffnet werden. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist die Schule bzw. Dienststelle, deren Mitglied den Chatraum eröffnet hat.

In begründeten Ausnahmefällen (z. B. Organisation des neuen Schuljahres während des Schuljahresübergangs, Veranstaltungen direkt nach Beginn des Schuljahres, zweijährige Kurse wie W- und P-Seminare), kann eine Nutzerin oder ein Nutzer einen ByCS-Messenger-Raum über das Schuljahresende hinaus führen.

Die hierfür bereitgestellten weiteren Informationen (z. B. Tutorials, Selbstlernkurse) sind zu beachten.

Der ByCS-Messenger ist über die ByCS-Administration gesichert. Das Passwort der ByCS-Kennung darf unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht oder weitergegeben werden und sollte den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Erstellung sicherer Passwörter entsprechen.

Die Verwendung einer fremden ByCS-Kennung ist nicht gestattet.

Zudem ist von Nutzerinnen und Nutzern zur Sicherung der Ende-zu-Ende Verschlüsselung im ByCS-Messenger eine Passphrase, bestehend aus vier Wörtern, einzugeben. Diese wird bei der ersten Anmeldung automatisch generiert und dem Nutzungsberechtigten zum Download zur Verfügung gestellt. Die Nutzerinnen und Nutzer müssen diese Passphrase sicher aufbewahren und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte schützen. Bei Verlust oder Vergessen der Passphrase ist bei der Neuanmeldung an einem Gerät eine Entschlüsselung der bereits gesendeten und erhaltenen Inhalte im ByCS-Messenger nur mit Hilfe einer bestehenden aktiven Sitzung möglich. Ohne bestehende aktive Sitzung sind Inhalte für die Nutzerin oder den Nutzer nicht mehr lesbar.

Die Inhalte des ByCS-Messengers dürfen unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht werden. Nach Beendigung der Nutzung des ByCS-Messengers auf Endgeräten, die auch für andere Personen zugänglich sind, oder auf anderen im Login–Verbund befindlichen Systemen (z. B. mebis Lernplattform) haben sich die Nutzerinnen und Nutzer vom System abzumelden.

Missbrauchskontrollen (Stichproben- und Verdachtskontrollen) können unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit durchgeführt werden; personalvertretungs- und datenschutzrechtlichen Vorschriften und Vereinbarungen sind dabei zu beachten. Siehe dazu auch für alle staatlichen Lehrkräfte die Rahmendienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von digitalen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen (gemäß Abschnitt 7, Anlage 2 zu § 46 BaySchO), Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus vom 8. Januar 2021, BayMBl. Nr. 69.

Wird bei einem Schul- bzw. Dienststellenwechsel kein Antrag zum Wechsel der Dienststelle in den ByCS-Profileinstellungen gestellt, erhält die Nutzerin bzw. der Nutzer an der neuen Dienststelle eine neue ByCS-Kennung. Die ByCS-Kennung an der vorherigen Schule bzw. Dienststelle wird durch die ByCS-Administration gelöscht. Dabei wird auch der zugehörige Zugang zum ByCS-Messenger mit den jeweiligen Inhalten gelöscht.

Bei dem entsprechenden Schul- bzw. Dienststellenwechselantrag wird die ByCS-Kennung beibehalten. Alle Inhalte (Räume, Chatverläufe, gesendete und empfangene Dateien etc.) im ByCS-Messenger in der Verantwortung der bisherigen Dienststelle werden nach erfolgtem Schulwechsel unwiderruflich gelöscht.

Nach einer Namensänderung, z. B. aufgrund von Heirat oder Scheidung, ist das eigene ByCS-Profil unverzüglich entsprechend zu aktualisieren.

Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

Stand: August 2025