Nutzungsbedingungen

Mit der BayernCloud Schule (ByCS) bietet der Freistaat Bayern allen bayerischen Schulen performante Software-Anwendungen und attraktive Inhalte für moderne digitale Bildung zur kostenfreien und freiwilligen Nutzung.

Diese Nutzungsbedingungen gelten für das ByCS-Prüfungsarchiv (im Folgenden auch ‚Anwendung‘).

Alle Schulen im Sinne des BayEUG erhalten auf Antrag einen Zugang zur Anwendung.

Weiteren Einrichtungen im Geschäftsbereich des StMUK kann, soweit es zur Erfüllung ihrer jeweiligen öffentlichen Aufgaben erforderlich ist, auf Antrag ein Zugang zur Anwendung eingerichtet werden.

Staatliche Einrichtungen außerhalb des Geschäftsbereichs des StMUK können auf Antrag in begründeten Einzelfällen - ausschließlich zu Bildungszwecken, soweit dies hierzu erforderlich ist, insbesondere zur Bereitstellung von Unterrichtsmaterial und für die praxisnahe Lehrerausbildung an bayerischen Universitäten - einen Zugang zur Anwendung auf der Grundlage gesonderter Vereinbarungen mit dem ISB erhalten.

Im nichtstaatlichen Bereich gilt dies nur für die kommunalen Medienzentren sowie für Zwecke der Lehreraus- und -fortbildung für kommunale und kirchliche Einrichtungen.

Die nutzungsberechtigte Einrichtung wirkt auf die Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen durch den nutzungsberechtigten Personenkreis (2.1) hin. Sie stellt insbesondere sicher, dass alle von ihr angelegten nutzungsberechtigten Personen über die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Anwendungen informiert sind.

Hilft die nutzungsberechtigte Einrichtung trotz schriftlicher Aufforderung schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder einem Missbrauch des Zugangs zum ByCS-Angebot nicht ab, so kann sie von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen ausgeschlossen werden.

In der zentralen Anwendungsverwaltung kann jede Einrichtung die Nutzung von ByCS-Anwendungen (ausgenommen Basisanwendungen) separat beenden.

Die Kündigungsfrist beträgt für jede Anwendung grundsätzlich 30 Tage. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der ByCS-Anwendung rückgängig gemacht werden.

Eine Beendigung der Nutzung der ByCS bedarf der Textform. Sie ist per Support-Ticket an die zentrale Fachadministration (ZFA) zu richten. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der Basisanwendungen rückgängig gemacht werden. Die jeweilige Einrichtung soll dazu Stellung nehmen, warum sie das ByCS-Angebot nicht weiter nutzen möchte.

Bei Beendigung der Nutzung von ByCS-Anwendungen obliegt es der nutzungsberechtigten Einrichtung, unter Beachtung der jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarung, über den weiteren Umgang mit den in der Anwendung gespeicherten (insbesondere personenbezogenen) Daten zu entscheiden.

Informationen über die Löschfristen nach dem Ende der Zurverfügungstellung sind den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anwendungen zu entnehmen.

Schulen (Nr. 1.1.) können die Anwendung

• ihren jeweiligen Lehrkräften in der Rolle ‚Lehrer‘,
• dem weiteren pädagogischen Personal in der Rolle ‚Lehrer‘,
• Schülerinnen und Schülern in der Rolle ‚Schüler‘ sowie
• externen Unterrichtspartnerinnen und Unterrichtspartnern im Sinne des Art. 2 Abs. 5 BayEUG

zur Verfügung stellen.

Bei weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen (1.2. und 1.3.) wird für die dort Beschäftigten ein Zugang in der Rolle ‚Lehrer‘ oder ‚Schüler‘ zur ByCS nur eingerichtet, soweit dies für die Zwecke der Einrichtung erforderlich ist.

Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bzw. im Einzelfall das ISB verwaltet die Zugänge für nutzungsberechtigte Personen (2.1.). Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung legt fest, zu welchen ByCS-Anwendungen eine Person Zugang erhält.

Die von der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bestellten ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren regeln über die Nutzerverwaltung (ByCS-Administration) den Zugang zu den einzelnen ByCS-Anwendungen. Sie legen die Nutzerinnen und Nutzer an und weisen ihnen die jeweiligen Rollen zu (z. B. Rolle ‚Lehrer‘ oder Rolle ‚Schüler‘).

Die ByCS-Anwendungen sind an das zentrale Zugangs- und Identitätsmanagementsystem der ByCS (ByCS-Administration) angeschlossen. Alle nutzungsberechtigten Personen erhalten personalisierte Zugangsdaten. Je nach Zugangsberechtigung haben diese für die durch die nutzungsberechtigte Einrichtung genutzten ByCS-Anwendungen sowie weitere an das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem angebundene Anwendungen Gültigkeit.

Die für das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem geltenden Nutzungsbedingungen sind den Nutzungsbedingungen des Dashboards des ByCS-Web-Portals Ihrer jeweiligen Schule bzw. Einrichtung zu entnehmen.

Es besteht für alle nutzungsberechtigten Personen die Möglichkeit, in der ByCS eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Für Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nutzen, ist die darin vorgegebene E-Mail-Adresse bereits hinterlegt und kann nicht geändert werden. Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nicht nutzen, haben ggf. ihre von der nutzungsberechtigten Schule bzw. Einrichtung vergebene dienstliche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die nutzungsberechtigten Personen können automatisierte Systembenachrichtigungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse einrichten. Eine Weiterleitung einer Systembenachrichtigung an Dritte ist nur zulässig, soweit diese keine personenbezogenen Daten enthält und es sich um ein dienstliches E-Mail-Postfach handelt. Eine automatisierte Weiterleitung an Dritte ist untersagt.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Unzulässig ist die Angabe einer ungültigen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse, die nicht der nutzungsberechtigten Person gehört. Für den Fall, dass es sich bei der nutzungsberechtigten Person um eine minderjährige Schülerin oder einen minderjährigen Schüler handelt, kann auch die E-Mail-Adresse einer Person gemäß Art. 74 Abs. 2 BayEUG hinterlegt werden. Die Erziehungsberechtigten im Sinne dieser Vorschrift können auch darüber entscheiden, ob stattdessen die E-Mail-Adresse einer dritten, mit Erziehungsaufgaben betrauten, Person (z. B. Großeltern) hinterlegt werden soll. Verstöße können zum Ausschluss von der Nutzung der ByCS-Anwendungen führen.

Die Nutzung des ByCS-Angebots ist nur nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen gestattet. Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen durch die nutzungsberechtigten Personen (2.1.) können zum Ausschluss von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen führen.

Hiervon unberührt bleiben Maßnahmen des Strafrechts, des Disziplinar- bzw. Arbeitsrechts (bei der Nutzung der ByCS im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses) und des Schulrechts (gegenüber Schülerinnen und Schülern; z. B. Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemäß Art. 86 BayEUG).

Die ByCS-Anwendungen dürfen nur zu Bildungszwecken und nur im Rahmen und für die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. -szenarien durch nutzungsberechtigte Personen verwendet werden. Die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. - szenarien an der Schule müssen den Rahmen gemäß Abschnitt 7 Ziff. 1 bzw. Abschnitt 4 Ziff. 1 der Anlage 2 zu § 46 BaySchO einhalten. Bei den übrigen nutzungsberechtigten Einrichtungen ergibt sich dieser Rahmen aus deren Aufgaben oder der entsprechenden Vereinbarung.

Eine Nutzung zu kommerziellen, politischen oder privaten Zwecken ist nicht zulässig.

Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigten Interessen der Schule bzw. der nutzungsberechtigten Einrichtung zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule bzw. nutzungsberechtigten Einrichtung).

Die Weitergabe von Dateien aus den ByCS-Anwendungen an Drittangebote (z. B. Filesharing-Portale, Soziale Netzwerke) ist nicht gestattet. Ausgenommen davon sind Inhalte, für die ausdrücklich weitergehende Nutzungsrechte eingeräumt wurden (z. B. Creative-Commons-Lizenzen).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben darauf zu achten, dass Dritte, z. B. Haushaltsangehörige, die auf dem Bildschirm abgebildete Kommunikationen oder andere schützenswerte Angaben nicht einsehen und mithören können. Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.

Materialien aus externen Quellen (z. B. auch sog. SCORM-Pakete (Shareable Content Objekt Reference Model), soweit bei der Nutzung der darüber bereitgestellten Inhalte personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet werden) dürfen nur eingebunden oder verlinkt werden, wenn diese pädagogisch geeignet und für die vorgesehenen Zwecke nach den produktspezifischen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie den allgemeinen rechtlichen Vorgaben (z. B. Schulrecht, Datenschutzrecht) eingesetzt werden dürfen. Dies bedeutet insbesondere, dass externe Anwendungen oder Angebote (etwa, weil diese nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung genutzt werden) nur verlinkt oder eingebunden werden dürfen, wenn die erforderlichen Einwilligungen vorliegen oder eine Einwilligung nicht nötig ist (z. B. weil unmittelbar auf eine Anmeldeseite verlinkt wird, die ihrerseits eine zulässige Nutzung effektiv gewährleistet).

Die nutzungsberechtigte Einrichtung hat dafür Sorge zu tragen, dass die von ihr veranlasste Nutzung und damit regelmäßig verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, d. h. auf Basis einer geeigneten Rechtsgrundlage erfolgt oder – falls dies nicht zu gewährleisten ist – unterbleibt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auf das für den Bildungszweck erforderliche Maß zu beschränken. Soweit möglich sind Verlinkungen auf den passwortgeschützten Bereich der pädagogischen ByCS-Anwendungen dem Anfertigen von Kopien (z. B. als E-Mail-Anhang) vorzuziehen.

Daten mit gesteigertem Schutzbedarf (z. B. personenbezogene Daten wie Noten, Zeugnisse, Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten) dürfen – sofern in Nr. 4 dieser Nutzungsbedingungen nicht gänzlich untersagt – nur unter Berücksichtigung der zu beachtenden zusätzlichen Schutzmaßnahmen mit ByCS-Anwendungen verarbeitet werden. Diese finden sich beispielweise in der KMBek Schulische IT-Infrastruktur und Internetzugang.

Bei der Nutzung der ByCS ist neben diesen Nutzungsbedingungen das allgemein geltende Recht zu beachten. Dies gilt insbesondere für die Bestimmungen des Strafrechts, des Urheberrechts, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KUG) sowie des Schulrechts (bei Nutzung zu schulischen Zwecken).

Es ist verboten, rassistische, ehrverletzende, pornographische, gewaltdarstellende oder beleidigende Inhalte zu speichern oder zu verbreiten.

Audio- oder Videoaufnahmen von Personen dürfen nur vorgenommen oder in der ByCS veröffentlicht werden, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung der betroffenen Person) besteht. Gleiches gilt für die Bekanntgabe von Namen, Adressdaten und Fotografien von Personen.

Die Lehrkräfte erfüllen ihre Aufsichtspflicht gemäß § 22 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) während des Präsenzunterrichts insbesondere durch

• stichprobenartige Einsichtnahme in den Bildschirm und
• Aufforderung an Schülerinnen und Schüler, bestimmte Inhalte der Lehrkraft zu zeigen.

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, Maßnahmen zur Erfüllung der Aufsichtspflicht zu dulden und bei Bedarf aktiv mitzuwirken.

Auch bei der Durchführung von Distanzunterricht nach § 19 Abs. 4 BaySchO hat die Lehrkraft – soweit möglich – auf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen zu achten. Die Aufsichtspflicht während der Teilnahme am Distanzunterricht außerhalb der Schule verbleibt jedoch bei den Erziehungsberechtigten (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 3 BaySchO).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Daten auf dafür geeigneten Geräten (i. d. R. Dienstgeräte) zu sichern. Lehrkräfte können beispielsweise Sicherungen ihrer Kursräume oder von in Kursen hochgeladenen Dateien vornehmen und diese lokal auf Dienstgeräten abspeichern. Dabei sind die Regelungen der jeweiligen Einrichtung für die Verarbeitung dienstlicher Daten und das Datenschutzrecht sowie die anzuwendenden Lizenzbedingungen, insb. die Gültigkeit der Lizenz, zu beachten.

Für das Gesamtsystem der Anwendung erfolgt eine regelmäßige Datensicherung, um großflächigem Datenverlust, z. B. bei schwerwiegender Software-Fehlfunktion, vorzubeugen.

Bei Verdacht auf rechtswidrige Inhalte oder Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit von ByCS-Anwendungen kann die Schule oder Einrichtung die Einsichtnahme, die Löschung und die Veränderung von in der ByCS gespeicherten Daten veranlassen. Soweit möglich werden die betroffenen nutzungsberechtigten Personen hierüber im Vorfeld informiert und ihnen Gelegenheit zur Aufklärung bzw. Abhilfe gegeben. Andernfalls werden sie nachträglich informiert.

Unnötiges Datenaufkommen durch Laden und Versenden von sehr großen Dateien (z. B. Grafiken, Videos oder Audiodateien) über die ByCS ist nach Möglichkeit zu vermeiden.

Die Nutzung der ByCS ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z. B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o. Ä.). Zudem sind das verwendete Betriebssystem sowie der Internetbrowser stets auf einem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz privater Endgeräte kann von der nutzungsberechtigten Einrichtung im Einzelfall zugelassen werden.

Es wird hinsichtlich der erlaubten Nutzungszwecke auf Nr. 3.1.1. dieser Nutzungsbedingungen verwiesen. Darüber hinaus gelten folgende Regelungen:

Lehrkräfte dürfen Inhalte des ByCS-Prüfungsarchivs in Abhängigkeit von der jeweils angebotenen Nutzungsform auf der Web-Oberfläche des ByCS-Prüfungsarchivs anzeigen und/oder herunterladen und

• im Rahmen des Unterrichts als Prüfungsvorbereitung einsetzen;
• sofern eine Speicherung nicht ausdrücklich untersagt ist, sie Schülerinnen und Schülern – auch als Kopie in Papierform – zu Unterrichtszwecken im Klassen- bzw. Kursverband zur Verfügung stellen;
• sofern es sich um Prüfungslösungen mit einem entsprechenden Vermerk handelt, sie nur für die eigene unterrichtliche Vorbereitung verwenden und keinesfalls an Schülerinnen und Schüler weitergeben;
• in andere ByCS Anwendungen einbinden, wenn ein Download oder ein entsprechender Einbettungslink zur Verfügung stehen.

Bei der Verwendung von Inhalten des ByCS-Prüfungsarchivs sind stets die zugehörigen Lizenzhinweise zu beachten. Eine Weiterverbreitung über die unterrichtliche Verwendung im Klassen- bzw. Kursverband hinaus ist bei Prüfungen mit urheberrechtlich geschützten Inhalten (Kennzeichnung als Lehrermedium) nicht zulässig.

Schülerinnen und Schüler dürfen Inhalte des ByCS-Prüfungsarchivs

• in Abhängigkeit von der jeweils angebotenen Nutzungsform auf der Web-Oberfläche des ByCS-Prüfungsarchivs anzeigen oder herunterladen;
• in anderen ByCS Anwendungen im Rahmen des Unterrichts zu Übungszwecken benutzen.

Die ByCS bietet neben dem Einsatz als verpflichtendes Unterrichtsangebot auch umfangreiche freiwillige Einsatzmöglichkeiten.

Für die Nutzung der freiwilligen Angebote und die regelmäßig damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Schule/Einrichtung, der die Nutzungsberechtigten angehören, ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich.

Volljährige Nutzerinnen und Nutzer, insbesondere Schülerinnen und Schüler, erteilen ihre Einwilligung selbst. Bei minderjährigen Nutzerinnen und Nutzern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, wird diese durch die Erziehungsberechtigten erteilt, ab Vollendung des 14. Lebensjahres durch die Nutzerinnen und Nutzer und deren Erziehungsberechtigte gemeinsam, vgl. Nr. 4.1. VollzBek DS – Schulen.

Die Einwilligung wird durch die Schule/Einrichtung als datenschutzrechtlich Verantwortlicher eingeholt, der die Nutzungsberechtigten angehören. Mustereinwilligungserklärungen finden sich unter https://schuldatenschutz.bayern.de/.

Eine Einwilligung der Nutzungsberechtigten an Schulen ist nicht erforderlich, soweit der Einsatz der o.g. Anwendung zum verpflichtenden Bestandteil des Unterrichts an einer Schule oder in einzelnen Klassen oder Kursen der Schule erklärt wird.

Dies setzt voraus, dass

• ein entsprechender Beschluss der Lehrerkonferenz in Abstimmung mit den maßgeblichen Schulgremien (insbesondere dem Schulforum) sowie dem Schulaufwandsträger vorliegt und
• sichergestellt ist, dass betroffenen Schülerinnen und Schülern ohne häuslichen Internetanschluss kein Nachteil erwächst; dies kann beispielsweise dadurch erreicht werden, dass alternative Zugangsmöglichkeiten in der Schule auch außerhalb des Unterrichts zur Verfügung gestellt werden, und
• der von Anlage 2 Abschnitt 4 der BaySchO vorgegebene Rahmen nicht überschritten wird.

Auch unter den Voraussetzungen des § 19 Abs. 4 der BaySchO (Distanzunterricht) kann die Schule den Einsatz der o.g. Anwendung verbindlich vorgeben.

Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

Stand: Juli 2025