Nutzungsbedingungen

Mit der BayernCloud Schule (ByCS) bietet der Freistaat Bayern allen bayerischen Schulen performante Software-Anwendungen und attraktive Inhalte für moderne digitale Bildung zur kostenfreien und freiwilligen Nutzung.

Diese Nutzungsbedingungen enthalten die Regelungen für ByCS-ViKo (im Folgenden auch ‚Anwendung‘).

Alle Schulen im Sinne des BayEUG erhalten auf Antrag einen Zugang zur Anwendung.

Weiteren Einrichtungen im Geschäftsbereich des StMUK kann, soweit es zur Erfüllung ihrer jeweiligen öffentlichen Aufgaben erforderlich ist, auf Antrag ein Zugang zur Anwendung eingerichtet werden.

Staatliche Einrichtungen außerhalb des Geschäftsbereichs des StMUK können auf Antrag in begründeten Einzelfällen - ausschließlich zu Bildungszwecken, soweit dies hierzu erforderlich ist, insbesondere zur Bereitstellung von Unterrichtsmaterial und für die praxisnahe Lehrerausbildung an bayerischen Universitäten - einen Zugang zur Anwendung auf der Grundlage gesonderter Vereinbarungen mit dem ISB erhalten.

Im nichtstaatlichen Bereich gilt dies nur für die kommunalen Medienzentren sowie für Zwecke der Lehreraus- und -fortbildung für kommunale und kirchliche Einrichtungen.

Die nutzungsberechtigte Einrichtung wirkt auf die Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen durch den nutzungsberechtigten Personenkreis (2.1) hin. Sie stellt insbesondere sicher, dass alle von ihr angelegten nutzungsberechtigten Personen über die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Anwendungen informiert sind.

Hilft die nutzungsberechtigte Einrichtung trotz schriftlicher Aufforderung schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder einem Missbrauch des Zugangs zum ByCS-Angebot nicht ab, so kann sie von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen ausgeschlossen werden.

In der zentralen Anwendungsverwaltung kann jede Einrichtung die Nutzung von ByCS-Anwendungen (ausgenommen Basisanwendungen) separat beenden.

Die Kündigungsfrist beträgt für jede Anwendung grundsätzlich 30 Tage. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der ByCS-Anwendung rückgängig gemacht werden.

Eine Beendigung der Nutzung der ByCS bedarf der Textform. Sie ist per Support-Ticket an die zentrale Fachadministration (ZFA) zu richten. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate. Innerhalb der Frist kann die Kündigung durch Neuzeichnung der Basisanwendungen rückgängig gemacht werden. Die jeweilige Einrichtung soll dazu Stellung nehmen, warum sie das ByCS-Angebot nicht weiter nutzen möchte.

Bei Beendigung der Nutzung von ByCS-Anwendungen obliegt es der nutzungsberechtigten Einrichtung, unter Beachtung der jeweiligen Auftragsverarbeitungsvereinbarung, über den weiteren Umgang mit den in der Anwendung gespeicherten (insbesondere personenbezogenen) Daten zu entscheiden.

Informationen über die Löschfristen nach dem Ende der Zurverfügungstellung sind den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anwendungen zu entnehmen.

Schulen (Nr. 1.1.) können die Anwendung

• ihren jeweiligen Lehrkräften in der Rolle ‚Lehrer‘,
• dem weiteren pädagogischen Personal in der Rolle ‚Lehrer‘ sowie
• Haus- und Verwaltungspersonal in der Rolle ‚Lehrer‘

zur Verfügung stellen.

Bei weiteren nutzungsberechtigten Einrichtungen (1.2. und 1.3.) wird für die dort Beschäftigten ein Zugang in der Rolle ‚Lehrer‘ oder ‚Schüler‘ zur ByCS nur eingerichtet, soweit dies für die Zwecke der Einrichtung erforderlich ist.

Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bzw. im Einzelfall das ISB verwaltet die Zugänge für nutzungsberechtigte Personen (2.1.). Die Leitung der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung legt fest, zu welchen ByCS-Anwendungen eine Person Zugang erhält.

Die von der jeweiligen nutzungsberechtigten Einrichtung bestellten ByCS-Administratorinnen und ByCS-Administratoren regeln über die Nutzerverwaltung (ByCS-Administration) den Zugang zu den einzelnen ByCS-Anwendungen. Sie legen die Nutzerinnen und Nutzer an und weisen ihnen die jeweiligen Rollen zu (z. B. Rolle ‚Lehrer‘ oder Rolle ‚Schüler‘).

Die ByCS-Anwendungen sind an das zentrale Zugangs- und Identitätsmanagementsystem der ByCS (ByCS-Administration) angeschlossen. Alle nutzungsberechtigten Personen erhalten personalisierte Zugangsdaten. Je nach Zugangsberechtigung haben diese für die durch die nutzungsberechtigte Einrichtung genutzten ByCS-Anwendungen sowie weitere an das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem angebundene Anwendungen Gültigkeit.

Die für das Zugangs- und Identitätsmanagementsystem geltenden Nutzungsbedingungen sind den Nutzungsbedingungen des Dashboards des ByCS-Web-Portals Ihrer jeweiligen Schule bzw. Einrichtung zu entnehmen.

Es besteht für alle nutzungsberechtigten Personen die Möglichkeit, in der ByCS eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Für Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nutzen, ist die darin vorgegebene E-Mail-Adresse bereits hinterlegt und kann nicht geändert werden. Beschäftigte, die das staatliche Angebot der ByCS-Anwendung ‚Dienst-E-Mail‘ nicht nutzen, haben ggf. ihre von der nutzungsberechtigten Schule bzw. Einrichtung vergebene dienstliche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Die nutzungsberechtigten Personen können automatisierte Systembenachrichtigungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse einrichten. Eine Weiterleitung einer Systembenachrichtigung an Dritte ist nur zulässig, soweit diese keine personenbezogenen Daten enthält und es sich um ein dienstliches E-Mail-Postfach handelt. Eine automatisierte Weiterleitung an Dritte ist untersagt.

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist freiwillig. Unzulässig ist die Angabe einer ungültigen E-Mail-Adresse oder einer E-Mail-Adresse, die nicht der nutzungsberechtigten Person gehört. Für den Fall, dass es sich bei der nutzungsberechtigten Person um eine minderjährige Schülerin oder einen minderjährigen Schüler handelt, kann auch die E-Mail-Adresse einer Person gemäß Art. 74 Abs. 2 BayEUG hinterlegt werden. Die Erziehungsberechtigten im Sinne dieser Vorschrift können auch darüber entscheiden, ob stattdessen die E-Mail-Adresse einer dritten, mit Erziehungsaufgaben betrauten, Person (z. B. Großeltern) hinterlegt werden soll. Verstöße können zum Ausschluss von der Nutzung der ByCS-Anwendungen führen.

Die Nutzung des ByCS-Angebots ist nur nach Maßgabe dieser Nutzungsbedingungen gestattet. Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen durch die nutzungsberechtigten Personen (2.1.) können zum Ausschluss von einzelnen oder allen ByCS-Anwendungen führen.

Hiervon unberührt bleiben Maßnahmen des Strafrechts, des Disziplinar- bzw. Arbeitsrechts (bei der Nutzung der ByCS im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses) und des Schulrechts (gegenüber Schülerinnen und Schülern; z. B. Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen gemäß Art. 86 BayEUG).

Die ByCS-Anwendungen dürfen nur zu Bildungszwecken und nur im Rahmen und für die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. -szenarien durch nutzungsberechtigte Personen verwendet werden. Die jeweils tatsächlich freigegebenen Nutzungszwecke bzw. - szenarien an der Schule müssen den Rahmen gemäß Abschnitt 7 Ziff. 1 bzw. Abschnitt 4 Ziff. 1 der Anlage 2 zu § 46 BaySchO einhalten. Bei den übrigen nutzungsberechtigten Einrichtungen ergibt sich dieser Rahmen aus deren Aufgaben oder der entsprechenden Vereinbarung.

Eine Nutzung zu kommerziellen, politischen oder privaten Zwecken ist nicht zulässig.

Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigten Interessen der Schule bzw. der nutzungsberechtigten Einrichtung zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule bzw. nutzungsberechtigten Einrichtung).

Die Weitergabe von Dateien aus den ByCS-Anwendungen an Drittangebote (z. B. Filesharing-Portale, Soziale Netzwerke) ist nicht gestattet. Ausgenommen davon sind Inhalte, für die ausdrücklich weitergehende Nutzungsrechte eingeräumt wurden (z. B. Creative-Commons-Lizenzen).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben darauf zu achten, dass Dritte, z. B. Haushaltsangehörige, die auf dem Bildschirm abgebildete Kommunikationen oder andere schützenswerte Angaben nicht einsehen und mithören können. Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des Bildschirms, ist nicht zulässig.

Materialien aus externen Quellen (z. B. auch sog. SCORM-Pakete (Shareable Content Objekt Reference Model), soweit bei der Nutzung der darüber bereitgestellten Inhalte personenbezogene Daten durch Dritte verarbeitet werden) dürfen nur eingebunden oder verlinkt werden, wenn diese pädagogisch geeignet und für die vorgesehenen Zwecke nach den produktspezifischen Lizenz- und Nutzungsbedingungen sowie den allgemeinen rechtlichen Vorgaben (z. B. Schulrecht, Datenschutzrecht) eingesetzt werden dürfen. Dies bedeutet insbesondere, dass externe Anwendungen oder Angebote (etwa, weil diese nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung genutzt werden) nur verlinkt oder eingebunden werden dürfen, wenn die erforderlichen Einwilligungen vorliegen oder eine Einwilligung nicht nötig ist (z. B. weil unmittelbar auf eine Anmeldeseite verlinkt wird, die ihrerseits eine zulässige Nutzung effektiv gewährleistet).

Die nutzungsberechtigte Einrichtung hat dafür Sorge zu tragen, dass die von ihr veranlasste Nutzung und damit regelmäßig verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, d. h. auf Basis einer geeigneten Rechtsgrundlage erfolgt oder – falls dies nicht zu gewährleisten ist – unterbleibt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist auf das für den Bildungszweck erforderliche Maß zu beschränken. Soweit möglich sind Verlinkungen auf den passwortgeschützten Bereich der pädagogischen ByCS-Anwendungen dem Anfertigen von Kopien (z. B. als E-Mail-Anhang) vorzuziehen.

Daten mit gesteigertem Schutzbedarf (z. B. personenbezogene Daten wie Noten, Zeugnisse, Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten) dürfen – sofern in Nr. 4 dieser Nutzungsbedingungen nicht gänzlich untersagt – nur unter Berücksichtigung der zu beachtenden zusätzlichen Schutzmaßnahmen mit ByCS-Anwendungen verarbeitet werden. Diese finden sich beispielweise in der KMBek Schulische IT-Infrastruktur und Internetzugang.

Bei der Nutzung der ByCS ist neben diesen Nutzungsbedingungen das allgemein geltende Recht zu beachten. Dies gilt insbesondere für die Bestimmungen des Strafrechts, des Urheberrechts, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und des Gesetzes betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (KUG) sowie des Schulrechts (bei Nutzung zu schulischen Zwecken).

Es ist verboten, rassistische, ehrverletzende, pornographische, gewaltdarstellende oder beleidigende Inhalte zu speichern oder zu verbreiten.

Audio- oder Videoaufnahmen von Personen dürfen nur vorgenommen oder in der ByCS veröffentlicht werden, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung der betroffenen Person) besteht. Gleiches gilt für die Bekanntgabe von Namen, Adressdaten und Fotografien von Personen.

Die Lehrkräfte erfüllen ihre Aufsichtspflicht gemäß § 22 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) während des Präsenzunterrichts insbesondere durch

• stichprobenartige Einsichtnahme in den Bildschirm und
• Aufforderung an Schülerinnen und Schüler, bestimmte Inhalte der Lehrkraft zu zeigen.

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, Maßnahmen zur Erfüllung der Aufsichtspflicht zu dulden und bei Bedarf aktiv mitzuwirken.

Auch bei der Durchführung von Distanzunterricht nach § 19 Abs. 4 BaySchO hat die Lehrkraft – soweit möglich – auf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen zu achten. Die Aufsichtspflicht während der Teilnahme am Distanzunterricht außerhalb der Schule verbleibt jedoch bei den Erziehungsberechtigten (vgl. § 22 Abs. 3 Satz 3 BaySchO).

Alle nutzungsberechtigten Personen haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Daten auf dafür geeigneten Geräten (i. d. R. Dienstgeräte) zu sichern. Lehrkräfte können beispielsweise Sicherungen ihrer Kursräume oder von in Kursen hochgeladenen Dateien vornehmen und diese lokal auf Dienstgeräten abspeichern. Dabei sind die Regelungen der jeweiligen Einrichtung für die Verarbeitung dienstlicher Daten und das Datenschutzrecht sowie die anzuwendenden Lizenzbedingungen, insb. die Gültigkeit der Lizenz, zu beachten.

Für das Gesamtsystem der Anwendung erfolgt eine regelmäßige Datensicherung, um großflächigem Datenverlust, z. B. bei schwerwiegender Software-Fehlfunktion, vorzubeugen.

Bei Verdacht auf rechtswidrige Inhalte oder Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit von ByCS-Anwendungen kann die Schule oder Einrichtung die Einsichtnahme, die Löschung und die Veränderung von in der ByCS gespeicherten Daten veranlassen. Soweit möglich werden die betroffenen nutzungsberechtigten Personen hierüber im Vorfeld informiert und ihnen Gelegenheit zur Aufklärung bzw. Abhilfe gegeben. Andernfalls werden sie nachträglich informiert.

Unnötiges Datenaufkommen durch Laden und Versenden von sehr großen Dateien (z. B. Grafiken, Videos oder Audiodateien) über die ByCS ist nach Möglichkeit zu vermeiden.

Die Nutzung der ByCS ist über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Beim Einsatz mobiler (privater) Endgeräte müssen diese vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt sein (z. B. Passwortschutz, Fingerabdruck, o. Ä.). Zudem sind das verwendete Betriebssystem sowie der Internetbrowser stets auf einem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz privater Endgeräte kann von der nutzungsberechtigten Einrichtung im Einzelfall zugelassen werden.

Schülerinnen und Schüler und Gastnutzerinnen und Gastnutzer sind neben den nutzungsberechtigten Personen, vgl. 2.1. zur Teilnahme an Videokonferenzen berechtigt, wenn sie von diesen zu diesem Zweck einen Einladungslink erhalten haben (im Folgenden: ‚Teilnehmerinnen und Teilnehmer‘).

Ausschließlich nutzungsberechtigte Personen, vgl. 2.1. können Videokonferenzen terminieren und anlegen und Teilnehmerinnen und Teilnehmern über einen (ggf. personalisierten) Link Zugang zu den Videokonferenzen gewähren.

Für die Nutzungszwecke, für die nach der Entscheidung der jeweiligen Schule im Rahmen von Ziff. 1 Abschnitt 7, Anlage 2 zu § 46 BaySchO die Nutzung von ByCS-ViKo verpflichtend ist, ist eine Einwilligung nicht erforderlich. Erfolgt die Nutzung freiwillig, sind die erforderlichen Einwilligungen einzuholen (siehe auch: https://www.bycs.de/hilfe-und-tutorials/fuer-schulleitungen/einwilligungen/index.html).

Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt per Link durch die Nutzungsberechtigten an die Schüle-rinnen und Schüler als Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die Weitergabe der Einladungslinks ist nicht zulässig.

Die Einladung zu Videokonferenzen erfolgt durch die Nutzungsberechtigten per Link an die Gastnutzerinnen und Gastnutzer als Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die Weitergabe der Einladungslinks an Dritte ist nicht zulässig.

Die Schulleitung

• ernennt zuständige Administratorinnen bzw. Administratoren der Schule, die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen,
• stellt sicher, dass für eine freiwillige Nutzung vorab die erforderlichen Einwilligungen eingeholt werden,
• stellt sicher, dass ByCS-ViKo nur für Nutzungszwecke bzw. -szenarien gemäß 3.1.1. verwendet wird,
• informiert die Betroffenen, insbesondere die nutzungsberechtigten Personen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer und ggf. deren Erziehungsberechtigte über das Kommunikationswerkzeug ByCS-ViKo und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.

Die Leitung weiterer Einrichtungen im Ressortbereich des StMUK

• ernennt Administratorinnen und Administratoren, die die Einrichtung und Pflege der Nutzerkonten vor Ort übernehmen und
• informiert die Beschäftigten der Einrichtung über das Kommunikationswerkzeug ViKo und dessen Nutzungsbedingungen und trägt Sorge für deren Einhaltung.

Die nutzungsberechtigten Personen (vgl. 2.1.)

• stellen im Rahmen ihrer schulischen Aufgaben Links zu den Videokonferenzen zur Verfügung und sorgen dafür, dass die Adressaten zum gegebenen Zeitpunkt der Konferenz beitreten können,
• sollen diesen Link mit einem Hinweis oder Link auf die Datenschutzhinweise der Schule versehen,
• achten darauf, dass nur berechtigte Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu den Videokonferenzen eingeladen werden und auch nur diesen Zugang zu den bereitgestellten Videokonferenzen gewährt wird,
• schreiten gegen Verstöße gegen diese Nutzungsordnung, insbesondere gegen die Verletzung von Rechten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder Dritten (z. B. durch unbefugte Aufnahmen, Teilnahme Unbefugter etc.) unverzüglich ein,
• stellen sicher, dass Moderatorenlinks nicht unzulässig verwendet werden,
• sorgen entsprechend ihrer Befugnisse für einen geregelten Ablauf, insbesondere des Distanzunterrichts,
• führen den Download der Anwesenheitsliste nur durch, wenn dieser zur Feststellung der Anwesenheit erforderlich ist (z. B. Dokumentation der Anwesenheit bei Lehrerkonferenzen oder verpflichtende Großveranstaltung außerhalb des regulären Unterrichtes). Bei Wegfall der Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Anwesenheitsliste ist diese unverzüglich zu vernichten. Weitere Aufbewahrungspflichten (z. B. § 4 Abs. 4 Satz 3 BaySchO) bleiben unberührt.

Diese Regelungen gelten entsprechend für Nutzungsberechtigte an weiteren Einrichtungen.

Jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer hat zur Wahrung eigener oder fremder Persönlichkeitsrechte das Recht und die Möglichkeit, seine Kamerafreigabe zu beenden. Eine Verpflichtung zur Freigabe des eigenen Bildes besteht nicht, soweit sich eine solche nicht aus gesetzlichen Regelungen ergibt (z. B. Art. 56 Abs. 4 Satz 4 BayEUG). Gleichwohl ist unter dieser Prämisse jeder Nutzungsberechtigte und jede/er Teilnehmerin und Teilnehmer gehalten, seinen oder ihren persönlichen schulischen und dienstlichen Mitwirkungspflichten nachzukommen.

Eine Verpflichtung zur Nutzung der Tonübertragung kann bestehen, soweit sie zur sachgerechten Erfüllung der jeweiligen Mitwirkungspflichten erforderlich ist und keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen oder Dritter entgegenstehen (bei schulischer Nutzung z. B. in Fällen des § 19 BaySchO).

Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten) dürfen grundsätzlich nicht verarbeitet werden.

Eine Verarbeitung solcher Daten steht unter dem Vorbehalt, dass diese durch Bekanntmachung des StMUK zugelassen wird, vgl. Nr. 2.9 Satz 5 und Nr. 3 der KMBek Schulische IT-Infrastruktur und Internetzugang.

Die jeweiligen Anforderungen an die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährung der Datensicherheit werden dort festlegt (vgl. auch Ziffer 3.4 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Bei der Nutzung von ViKo sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.

Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzungsberechtigten bei ViKo auszuloggen; die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben den Raum zu verlassen.

Zur Kontrolle der Einhaltung der Nutzung zu dienstlichen Zwecken sowie der übrigen Regelungen durch die Nutzungsberechtigten an der Schule können unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips sowie der personalvertretungs- und datenschutzrechtlichen Vorschriften und Vereinbarungen Missbrauchskontrollen (Stichproben- und Verdachtskontrollen) durchgeführt werden. Näheres wird in der Dienstvereinbarung geregelt.

Wird bei einem Schul- bzw. Dienststellenwechsel (Einrichtungswechsel) kein Antrag zum Wechsel der Dienststelle in den ByCS-Profileinstellungen gestellt, erhält die Nutzerin bzw. der Nutzer eine neue ByCS-Kennung. Die ByCS-Kennung an der vorherigen Einrichtung wird durch die ByCS-Administration nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Dabei wird auch der zugehörige Zugang zu ByCS-ViKo mit den jeweiligen Inhalten gelöscht. Die nutzungsberechtigte Person kann eine Löschung auch schon vor Ablauf dieses Zeitraums verlangen.

Diese Nutzungsbedingungen gelten im Rahmen der freiwilligen Nutzung auf Grundlage der jeweiligen Zustimmung, im Übrigen auf Grund der jeweiligen Dienst- und Verhaltenspflichten.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

Stand: Juli 2025