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So aktivieren Sie als Schulleitung die Angebote der BayernCloud Schule!

Erfahren Sie mehr über die einzelnen Schritte zur Aktivierung der Anwendungen der BayernCloud Schule! 

Personendaten-verwalten

1. Nutzerinnen und Nutzer anlegen bzw. aktualisieren

Die ByCS-Administratorinnen und -Administratoren legen die Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Schule in der ByCS-Administration an und pflegen ihre Gruppenzugehörigkeiten. 

Neben den mebis-Koordinatorinnen und mebis-Koordinatoren können beispielsweise auch die Systembetreuerinnen und Systembetreuer die ByCS-Administration ausüben. Soll die Pflege der ByCS-Administration an Ihrer Schule um Ihre Systembetreuerin bzw. Ihren Systembetreuer erweitert werden, kontaktieren Sie als Schulleitung bitte den ByCS-Support.

Schulleitung

2. Rollen zuweisen

Die ByCS-Administratorinnen bzw. ByCS-Administratoren weisen Personen mit besonderen Aufgaben entsprechende Rollen zu.

Wichtig ist, dass Ihnen als Schulleitung sowie Ihrer Stellvertretung die entsprechende Rolle „Schulleiter“ bzw. „Stellvertretender Schulleiter" auch in der ByCS-Administration zugewiesen wird. Auch sollte eine Person die Rolle „ByCS-Redakteur“ bekommen, um später das ByCS-Dashboard für Ihre Schule bzw. Dienststelle konfigurieren zu können. Die Rollenzuweisung können ByCS-Administratorinnen bzw. ByCS-Administratoren im Schulprofil durchführen. Sollen weitere Personen mit der Rolle "ByCS-Redakteur" ausgestattet werden, ordnen Sie die Rolle im Profil dieser Person zu.

Schuldaten

3. Schulprofil vervollständigen

Vervollständigen Sie nun als Schulleitung oder Ihre ByCS-Administratorin bzw. Ihr ByCS-Administrator im Schulprofil der ByCS-Administration die Daten Ihrer Schule.

Dies ist wichtig, damit später schulscharfe Informationen, insbesondere die Kontaktdaten Ihrer Dienststelle und Ihrer/Ihres Datenschutzbeauftragten, in den ByCS-Anwendungen und in den Datenschutzdokumenten Ihrer Schule bzw. Dienststelle dargestellt werden können.

Anwendungsverwaltung 1024 Schatten

4. Aktivieren Sie gewünschte Anwendungen

Sie haben in Ihrer Rolle als Schulleitung Zugang zur ByCS-Anwendungsverwaltung, um die gewünschten Anwendungen der ByCS für Ihre Schule bzw. Dienststelle zur Nutzung zu aktivieren.

Der Freischaltungsprozess über das Schulprofil in der ByCS-Administration wurde am 23.09.2022 aufgrund des Migrationsprozesses der bisherigen Daten in das neue Angebot Anwendungsverwaltung abgeschaltet. Die Anwendungsverwaltung steht allen Schulen ab 28.09.2022 zur Verfügung!

Dort können Sie digital die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zeichnen und alle rechtlichen Dokumente, z. B. die Datenschutzhinweise, die Verarbeitungsbeschreibung und die Nutzungsbedingungen, einsehen. Dieser Schritt ist notwendig, damit Ihre Schule bzw. Dienststelle die jeweiligen Anwendungen nutzen kann.

Noch nicht bei mebis? Registrieren Sie Ihre Dienststelle im bayerischen Schulportal!

Erste Schritte Screenshot Bay-schulportal

So funktioniert der Registrierungsprozess!

Die BayernCloud Schule (ByCS) steht allen bayerischen staatlichen, kommunalen und privaten Schulen zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung. Auch die Behörden im Ressortbereich des StMUK sind kostenlos nutzungsberechtigt. Eine Registrierung der Schule für die Nutzung der ByCS kann ausschließlich von der Schulleitung durchgeführt werden.

Schulen bzw. Dienststellen, die sich bisher noch nicht bei mebis/ByCS registriert haben, können sich über das Anmeldeformular „Anmeldung zur Nutzung der BayernCloud Schule“ im bayerischen Schulportal des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus registrieren. Falls Ihre Schule noch keinen Zugang zum bayerischen Schulportal hat, finden Sie hier entsprechende Hilfestellungen.

Erste Schritte Screenshot Umfrage Anmeldung Nutzung Bycs

Durch das Absenden des ausgefüllten Anmeldeformulars „Anmeldung zur Nutzung der BayernCloud Schule“ beauftragen Sie als Schul- bzw. Dienststellenleitung die zentrale Fachadministration (ZFA) der ByCS zur Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Registrierungsdaten.

Nach einer Prüfung der von Ihnen übermittelten Registrierungsdaten legt die ZFA für Ihre Schule einen eigenen ByCS-Mandanten an. Der Support der BayernCloud Schule übermittelt Ihnen per E-Mail Ihre Zugangsdaten und Informationen zu den nächsten Schritten.

Administration

Benennen Sie Ansprechpersonen für die ByCS-Administration in Ihrer Schule!

Im Zuge der Anmeldung benennen Sie intern eine Ansprechperson und mindestens eine Stellvertretung an Ihrer Schule bzw. Dienststelle, die die Verantwortung für die ByCS-Administration übernehmen sollen. Neben den mebis-Koordinatorinnen und mebis-Koordinatoren können beispielsweise auch die Systembetreuerinnen und Systembetreuer die ByCS-Administration ausüben.

Die ByCS-Administratorinnen und -Administratoren erhalten Zugang zur ByCS-Administration und legen dort ByCS-Nutzungszugänge für die Personen Ihrer Dienststelle entsprechend ihrer Rollen und Rechte an.

Voraussetzung zur Ausübung der ByCS-Administration ist die Absolvierung eines Qualifizierungskurses. Die künftigen Administratorinnen und Administratoren nehmen am Selbstlernkurs „Online-Zertifikatskurs für die technische Einführung in mebis“ teil. Die Anmeldung dazu erfolgt über FIBS.

Schicken Sie die Zertifikate über die erfolgreiche Qualifizierung Ihrer neuen ByCS-Administration an den ByCS-Support. Die ZFA legt nun die Administrationszugänge in Ihren ByCS-Mandanten an. Der ByCS-Support informiert Sie über die erfolgreiche Einrichtung und die nächsten Schritte.

Persönliche Unterstützung

Benötigen Sie persönliche Unterstützung bei der Nutzung der BayernCloud Schule? Der ByCS-Support hilft Ihnen gerne weiter.

Persönlicher ByCS-Support

Telefonische Erreichbarkeit: Mo - Fr, 6:00 Uhr - 22:00 Uhr

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