Häufig gestellte Fragen und Antworten

Bestimmte Dateitypen sind auf Grund von Sicherheitsrisiken in ByCS-Drive gesperrt. Sie können die Liste in diesem Tutorial einsehen: 

Erlaubte Dateitypen hochladen (Web-Client)

Das ByCS-Office steht Ihnen auch auf iPads zur Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung. Allerdings bestehen aktuell Einschränkungen bei der Nutzung der Office-Editoren auf iOS-Geräten.

Verfügen Sie  über eine Tastatur für ihr iPad, so kann ByCS-Office in der Web-Ansicht ohne größere Einschränkungen benutzt werden. Der Pencil ist jedoch noch nicht als Zeichenwerkzeug einsatzfähig. Hier müsste zusätzlich eine Maus verwendet werden.

Verfügen Sie nicht über eine Tastatur, empfehlen wir die Installation der App „ONLYOFFICE Documents“ von Ascensio System SIA aus dem App Store.

Zu beachten ist, dass Dokumente, die mit dieser App aus ByCS-Drive geöffnet werden, in einer integrierten Dokumentenübersicht als Kopie des Originals bearbeitet und auch dort lokal gespeichert werden. Es kann somit keine Echtzeit-Kollaboration stattfinden.

Verwendet man zum Öffnen eines Dokuments die Apple-eigene App „Dateien" zur Dateiverwaltung, wird das „ONLYOFFICE Documents" so lange als Standardapp für diesen Dateityp (z. B. docx, xlsx, pptx) betrachtet, bis man in der Dateien-App eine andere Office-App beim „öffnen mit" Dialog auswählt.

Speichern Sie die Datei im Anschluss an die Bearbeitung lokal ab und laden Sie diese dann wieder in Drive hoch. Beachten Sie dabei, dass die Ursprungsdatei noch in Drive gespeichert ist. Es bestehen beim Hochladen in Drive folgende Optionen:

• Beide Dateien werden behalten und mit einem Zählindikator in Klammern unterschieden.
• Die in Drive vorliegende Datei wird durch die hochgeladene Datei überschrieben.
• Das Einfügen der jüngeren Datei wird übersprungen.

Wie viel Speicherplatz erhalten die Nutzerinnen und Nutzer in Drive der BayernCloud Schule? 

Lehrkräfte erhalten ein individuelles Kontingent von 100 GB, Schülerinnen und Schüler 2 GB, Schulen 5 TB. 

Das Kontingent für Lehrkräfte kann bei begründetem Bedarf durch die ByCS-Administration der eigenen Einrichtung auf bis zu 250 GB erhöht werden.

Sync-Clients, die einen Ad-hoc-Zugriff auf Drive ermöglichen, stehen für Linux, Windows und MacOS Betriebssysteme in der jeweils aktuellen Betriebsversion bereit.

Nein, die Nutzung von Drive ist ausschließlich zu schulischen bzw. dienstlichen Zwecken gestattet.

Teilen Sie Dokumente mit Personen, die nicht Ihrer eigenen Einrichtung angehören, mithilfe öffentlicher Freigabelinks. 

Es gibt mehrere mögliche Gründe dafür, dass Sie nicht angemeldet sind:

• Es handelt sich um einen automatischen Logout aus Sicherheitsgründen (z. B. nach längerer Inaktivität).
• Ihr Account ist entweder inaktiv oder noch nicht freigeschaltet.

Bitte versuchen Sie später erneut, sich anzumelden oder nehmen Sie Kontakt zur ByCS-Administration Ihrer Einrichtung auf.

 

Die Nutzungsbedingungen stellen Regelungen für die Arbeit mit Drive und Office in der BayernCloud Schule bereit. Die Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Nutzungsbedingungen für Drive und Office

Um die Datensicherheit nach Richtlinien des BSI-Grundschutzes zu gewährleisten, wird Drive durch einen Virenscan und eine Firewall geschützt.

Die bisherige Whitelist (Liste erlaubter Dateitypen) wurde mit dem letzten Update von einer sogenannten Blacklist abgelöst. Diese beinhaltet solche Dateitypen, die nicht in Drive hochgeladen werden können.

Es ist daher nach wie vor nicht möglich, .exe-Dateien in Drive hochzuladen, da sich dieses Dateiformat auf der Blacklist befindet.

Die Bereitstellung von ByCS-Drive mit Office dauert in der Regel nur wenige Stunden. Nach erfolgreicher Bereitstellung durch ownCloud wird die Schulleitung über den in der AVV angegebenen E-Mail-Kontakt informiert. Nach Erhalt dieser Benachrichtigung können sich die Nutzerinnen und Nutzer der entsprechenden Schule bei ByCS-Drive einloggen.

Die ByCS-Admins können im Web-Client in den Administrationseinstellungen unter der Rubrik Allgemein die aktuelle Produktversion einsehen. In den Mobile-Clients finden Sie die aktuelle App-Version in den Einstellungen unter App-Version.

Die ByCS-Admins haben die Möglichkeit, in den Administrations­einstellungen von Drive sogenannte lokale Gruppen zu erstellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese lokalen Gruppen nicht automatisch im zentralen ByCS Identity Management (IDM) gespiegelt werden. Daraus resultiert, dass diese lokalen Gruppen nicht automatisch in anderen Anwendungen verfügbar sind, für die Ihre Dienststelle den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterzeichnet hat.

Wenn Sie also eine lokale Gruppe in Drive erstellen, wird diese nicht automatisch im Messenger oder in anderen Anwendungen der BayernCloud Schule übertragen. Es besteht keine automatische Synchronisation von lokalen Gruppen von Drive zu anderen Anwendungen in der BayernCloud Schule.

In Drive gibt es zwei Arten von Benachrichtigungen:

• E-Mail-Benachrichtigungen an die Adresse, die Sie in Ihrem ByCS-Profil hinterlegt haben.
• Benachrichtigungen in Drive selbst (Glocke).

Benachrichtigungen in Drive (Glocke) können im Gegensatz zu Benachrichtigungen per E-Mail nicht abgestellt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren Sie in den Kontoinformationen, die Sie in Ihrem Profil-Icon finden.

Sie erhalten als Mitglied eines Spaces Notifications in folgenden Fällen:

• Sie wurden Mitglied in einem Space.
• Sie wurden als Mitglied aus einem Space entfernt.
• Der Space, in dem Sie Mitglied sind, wurde deaktiviert oder gelöscht.
• Innerhalb des Spaces haben sie eine zusätzliche Berechtigung für einen Ordner oder ein Dokument erhalten.
• Diese zusätzliche Berechtigung wurde Ihnen wieder entzogen.
• Ihre Freigabe zu einem Space ist abgelaufen.

Sie erhalten keine Benachrichtigungen, wenn Dateien oder Ordner durch andere Mitglieder des Spaces in diesen hochgeladen oder daraus entfernt wurden.

Safari-MAC: Shortcut mit derTastenkombination [command] + [option] + [E]. Der Cache wird ohne zusätzliche Nachfrage gelöscht.

Browser am Windows-PC: Bei geöffnetem Browser die Tastenkombination Strg+Shift+Entf gleichzeitig drücken

Chrome:

• Öffnen Sie Chrome auf Ihrem Computer.
• Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkte-Menü .
• Klicken Sie auf "Weitere Tools". 
• Wählen Sie oben einen Zeitraum aus. 
• Klicken Sie die Kästchen neben "Cookies und andere Websitedaten" sowie neben "Bilder und Dateien im Cache" an.
• Klicken Sie auf "Daten löschen".

Microsoft Edge:

• Wählen Sie "Einstellungen und mehr" > "Einstellungen" > "Datenschutz, Suche und Dienste" aus.
• Wählen Sie unter "Browserdaten löschen" > "Browserdaten jetzt löschen" die Option "Löschen" aus.
• Wählen Sie im Dropdownmenü unter "Zeitbereich" einen Zeitbereich aus.

Firefox:

• Klicken Sie oben rechts im Browserfenster auf das Hamburger-Menü und wählen Sie "Einstellungen".
• Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf "Datenschutz & Sicherheit".
• Scrollen Sie nach unten zu "Cookies und Website-Daten" und klicken Sie auf "Daten entfernen".

*.x64.msi: Dies ist das Installationsprogramm für jede nutzende Person. Dieses Installationsprogramm verfügt über verschiedene Spracheinstellungen für den Installationsprozess, aus denen Sie wählen können.

*.x64.GPO.msi: Der GPO-Intaller dient der  automatischen Installation des Drive Desktop-Clients auf mehrere Schulgeräte und ist somit die Wahl für Systembetreuerinnen und Systembetreuer einer Schule. Bitte beachten Sie, dass der Installer nur in Englischer Sprache verfügbar ist. Der Desktop Client selbst, hat nach der Installation selbstverständlich alle verfügbaren Sprachen im Interface zur Verfügung.
 

Die neue Version des Desktop-Clients enthält verschiedene Fehlerbehebungen. Beispielsweise wird nun Datenverlust bei der Deaktivierung des VFS im Desktop-Client verhindert. Auch die Synchronisation von Dateien z.B. beim Hinzufügen eines weiteren Accounts im Desktop-Client wurde verbessert.

Metadaten von Dateien, wie beispielsweise der Zeitstempel, werden nun beim Synchronisieren fehlerfrei übermittelt.

Auch an der Nutzungsoberfläche wurde gearbeitet: Vereinheitlichung von Icons, Verwendung von Platzhaltern im VFS, angepasste Auswahl an Kontext- und Seitenmenüs, verbessertes Benachrichtigungskonzept.

Weitere Details finden Sie hier: Desktop App Changelog - ownCloud

Sowohl im Desktop-Client als auch in den Mobile-Clients ist die Bearbeitung von Inhalten offline möglich. Dazu muss im entsprechenden Client allerdings der zu bearbeitende Inhalt als "offline verfügbar" markiert werden.

• Im offline-Modus im Mobile-Client wird diese Datei zur Bearbeitung in einer Office-Applikation auf Ihrem Endgerät geöffnet. Nach der Bearbeitung wird die Datei auf dem lokalen Speicher Ihres Endgerätes gespeichert. Sobald wieder Zugang zum Internet besteht, muss diese Datei dann wieder in Drive hochgeladen werden, um den aktuellen Bearbeitungsstatus in Drive abzubilden.
• Nach der offline-Bearbeitung wird mit jeder Synchronisation eine neue Kopie des Dokuments erstellt und in Drive gespeichert, um Konflikte bei der Synchronisation durch mehrere User und Datenverlust zu verhindern.