Häufig gestellte Fragen und Antworten

Beim Auftreten technischer Probleme wird empfohlen, ein Ticket beim Support zu eröffnen. Beim Desktop-Client ist es für den Level-2-Support für die Fehleranalyse hilfreich Logfiles des Clients anzuhängen.

Diese können Sie unter Einstellungen im Bereich Erweitert durch Klicken auf Einstellungen für Logging aktivieren. Setzen Sie dort alle Häkchen und als Parameter für die zu behaltenden Logfiles empfehlen wird den Wert 7.
In diesem Fenster können Sie den Ordner öffnen, in dem die Logfiles gespeichert wurden.

Da Logfiles für einen E-Mailanhang zu groß sein können, empfehlen wir diese über Drive im Webclient mit einer passwortgeschützten öffentlichen Linkfreigabe zur Verfügung zu stellen: Dateien per Link teilen (Web-Client)

Ja, das Speichern sensibler Daten, die der Schutzbedarfskategorie „hoch“ zugeordnet werden (siehe Verwendung digitaler Werkzeuge), ist in Drive möglich.

Da es sich bei Drive um einen pädagogischen Cloud-Speicher und nicht um einen Verwaltungsspeicher handelt, müssen Dokumente, die Daten mit hohem Schutzbedarf enthalten, zwingend verschlüsselt abgelegt werden.

Siehe dazu auch:

• Verschlüsselung
• Sichere Passwörter erstellen

Betriebssysteme wie zum Beispiel Linux und Windows akzeptieren bestimmte Sonderzeichen in Datei- oder Verzeichnisnamen nicht.

Im Web-Client von Drive sind bei der Namensgebung prinzipiell mehr Sonderzeichen erlaubt als dies bei Windows der Fall ist. Legt man zum Beispiel im Web-Client eine Datei mit beispielsweise einem Doppelpunkt im Namen an und startet den Synchronisationsvorgang mit einem im Windows-Explorer eingebundenen Verzeichnis, so wird keine Synchronisation ausgeführt.

Die Anwenderin oder der Anwender wird nicht vom Sync-Client aktiv darauf hingewiesen. Es erscheint also keine explizite Fehlermeldung! Dass die Synchronisation der betroffenen Datei nicht stattgefunden hat, ist im Bereich Aktivitäten des Sync-Clients ersichtlich. Die nicht synchronisierte Datei oder das Verzeichnis wird unter dem Reiter Nicht Synchronisiert aufgelistet.

Alle Sonderzeichen, die Sie unter dem folgenden Link finden, sollten nicht in Datei- und Verzeichnisnamen verwendet werden: Verbotene Sonderzeichen

 

Falls Sie zu Schuljahresbeginn Zugriff auf Spaces, Verzeichnisse oder Dokumente haben, die nicht für Sie vorgesehen sind, wenden Sie sich bitte an die ByCS-Administration Ihrer Schule.

Mögliche Gründe für falsch zugeordnete Berechtigungen sind, dass

• Freigaben nicht mit einem Ablaufdatum versehen wurden oder
• Freigaben am Schuljahresende nicht aufgehoben wurden.

Klassen bleiben als Gruppen über die Schuljahresgrenzen bestehen und werden immer zum neuen Schuljahr mit neuen Personen befüllt.

Aktuell werden Inhalte, die für eine bestimmte Klasse freigegeben wurden, im folgenden Schuljahr automatisch vererbt:

• Eine Lehrkraft erstellt eine Freigabe für einen Space für Klasse 9d (SJ 24/25).
• Diese Freigabe hat kein Ablaufdatum und wird am Schuljahresende auch nicht aufgehoben.
• Klasse 9d (SJ 25/26) hat sofort Zugriff auf die Inhalte des Spaces der 9d (SJ 24/25).

Sollte es zu diesem Fehler bei der Verteilung von Freigaben kommen, informiert die Administration der Schule dann die Lehrkraft, die die Freigabe erstellt hat, darüber, dass diese aufgehoben werden muss.

Weitere Informationen zu diesem Thema: Berechtigungen am Schuljahresende aufheben (Web-Client)

Das Schloss-Symbol zeigt an, dass an einem Dokument gerade kollaborativ gearbeitet wird. Man kann weiterhin darin arbeiten und auch Personen hinzufügen. Allerdings lässt sich das Dokument während der Kollaboration nicht löschen oder verschieben.

Aktuell kann es vorkommen, dass ein Dokument sofort nach dessen Erstellung ein Schloss-Symbol aufweist und unter Umständen zusätzlich grau hinterlegt und für die Bearbeitung gesperrt ist. In diesem Fall entsperrt ein Browser-Refresh das Dokument und man kann wieder darin arbeiten. In sehr seltenen Fällen muss das Dokument herunter- und anschließend wieder hochgeladen werden, damit es wieder zur Bearbeitung freigegeben ist.

Bestimmte Dateitypen sind auf Grund von Sicherheitsrisiken in ByCS-Drive gesperrt. Sie können die Liste in diesem Tutorial einsehen: 

Erlaubte Dateitypen hochladen (Web-Client)

Das ByCS-Office steht Ihnen auch auf iPads zur Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung. Allerdings bestehen aktuell Einschränkungen bei der Nutzung der Office-Editoren auf iOS-Geräten.

Verfügen Sie  über eine Tastatur für ihr iPad, so kann ByCS-Office in der Web-Ansicht ohne größere Einschränkungen benutzt werden. Der Pencil ist jedoch noch nicht als Zeichenwerkzeug einsatzfähig. Hier müsste zusätzlich eine Maus verwendet werden.

Verfügen Sie nicht über eine Tastatur, empfehlen wir die Installation der App „ONLYOFFICE Documents“ von Ascensio System SIA aus dem App Store.

Zu beachten ist, dass Dokumente, die mit dieser App aus ByCS-Drive geöffnet werden, in einer integrierten Dokumentenübersicht als Kopie des Originals bearbeitet und auch dort lokal gespeichert werden. Es kann somit keine Echtzeit-Kollaboration stattfinden.

Verwendet man zum Öffnen eines Dokuments die Apple-eigene App „Dateien" zur Dateiverwaltung, wird das „ONLYOFFICE Documents" so lange als Standardapp für diesen Dateityp (z. B. docx, xlsx, pptx) betrachtet, bis man in der Dateien-App eine andere Office-App beim „öffnen mit" Dialog auswählt.

Speichern Sie die Datei im Anschluss an die Bearbeitung lokal ab und laden Sie diese dann wieder in Drive hoch. Beachten Sie dabei, dass die Ursprungsdatei noch in Drive gespeichert ist. Es bestehen beim Hochladen in Drive folgende Optionen:

• Beide Dateien werden behalten und mit einem Zählindikator in Klammern unterschieden.
• Die in Drive vorliegende Datei wird durch die hochgeladene Datei überschrieben.
• Das Einfügen der jüngeren Datei wird übersprungen.

Lehrkräfte erhalten ein individuelles Kontingent von 100 GB, Schülerinnen und Schüler 2 GB.

Das Kontingent für Lehrkräfte kann durch die ByCS-Administration der eigenen Einrichtung bedarfsgerecht erhöht werden.

Sync-Clients, die einen Ad-hoc-Zugriff auf Drive ermöglichen, stehen für Linux, Windows und MacOS Betriebssysteme in der jeweils aktuellen Betriebsversion bereit.

Nein, die Nutzung von Drive ist ausschließlich zu schulischen bzw. dienstlichen Zwecken gestattet.

Der Bereich "Persönlich" in Drive ist technisch an Ihre Dienststelle gebunden. Bei einem Schulwechsel werden die Inhalte aus Ihrem Speicherbereich "Persönlich" nicht automatisch umgezogen.

Laden Sie Inhalte aus "Persönlich" herunter und speichern Sie diese lokal ab. Sobald der Dienststellenwechsel vollzogen ist, laden Sie diese Inhalte wieder in den Speicherbereich "Persönlich" von Drive hoch.

Teilen Sie Dokumente mit Personen, die nicht Ihrer eigenen Einrichtung angehören, mithilfe öffentlicher Freigabelinks. 

Es gibt mehrere mögliche Gründe dafür, dass Sie nicht angemeldet sind:

• Es handelt sich um einen automatischen Logout aus Sicherheitsgründen (z. B. nach längerer Inaktivität).
• Ihr Account ist entweder inaktiv oder noch nicht freigeschaltet.

Bitte versuchen Sie später erneut, sich anzumelden oder nehmen Sie Kontakt zur ByCS-Administration Ihrer Einrichtung auf.

 

Die Nutzungsbedingungen stellen Regelungen für die Arbeit mit Drive und Office in der BayernCloud Schule bereit. Die Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Nutzungsbedingungen für Drive und Office

Um die Datensicherheit nach Richtlinien des BSI-Grundschutzes zu gewährleisten, wird Drive durch einen Virenscan und eine Firewall geschützt.

Die bisherige Whitelist (Liste erlaubter Dateitypen) wurde mit dem letzten Update von einer sogenannten Blacklist abgelöst. Diese beinhaltet solche Dateitypen, die nicht in Drive hochgeladen werden können.

Es ist daher nach wie vor nicht möglich, .exe-Dateien in Drive hochzuladen, da sich dieses Dateiformat auf der Blacklist befindet.

Die Bereitstellung von ByCS-Drive mit Office dauert in der Regel nur wenige Stunden. Nach erfolgreicher Bereitstellung durch ownCloud wird die Schulleitung über den in der AVV angegebenen E-Mail-Kontakt informiert. Nach Erhalt dieser Benachrichtigung können sich die Nutzerinnen und Nutzer der entsprechenden Schule bei ByCS-Drive einloggen.

Die ByCS-Admins können im Web-Client in den Administrationseinstellungen unter der Rubrik Allgemein die aktuelle Produktversion einsehen. In den Mobile-Clients finden Sie die aktuelle App-Version in den Einstellungen unter App-Version.

Die ByCS-Admins haben die Möglichkeit, in den Administrations­einstellungen von Drive sogenannte lokale Gruppen zu erstellen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese lokalen Gruppen nicht automatisch im zentralen ByCS Identity Management (IDM) gespiegelt werden. Daraus resultiert, dass diese lokalen Gruppen nicht automatisch in anderen Anwendungen verfügbar sind, für die Ihre Dienststelle den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterzeichnet hat.

Wenn Sie also eine lokale Gruppe in Drive erstellen, wird diese nicht automatisch im Messenger oder in anderen Anwendungen der BayernCloud Schule übertragen. Es besteht keine automatische Synchronisation von lokalen Gruppen von Drive zu anderen Anwendungen in der BayernCloud Schule.

In Drive gibt es zwei Arten von Benachrichtigungen:

• E-Mail-Benachrichtigungen an die Adresse, die Sie in Ihrem ByCS-Profil hinterlegt haben.
• Benachrichtigungen in Drive selbst (Glocke).

Benachrichtigungen in Drive (Glocke) können im Gegensatz zu Benachrichtigungen per E-Mail nicht abgestellt werden.

E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren Sie in den Kontoinformationen, die Sie in Ihrem Profil-Icon finden.

Sie erhalten als Mitglied eines Spaces Notifications in folgenden Fällen:

• Sie wurden Mitglied in einem Space.
• Sie wurden als Mitglied aus einem Space entfernt.
• Der Space, in dem Sie Mitglied sind, wurde deaktiviert oder gelöscht.
• Innerhalb des Spaces haben sie eine zusätzliche Berechtigung für einen Ordner oder ein Dokument erhalten.
• Diese zusätzliche Berechtigung wurde Ihnen wieder entzogen.
• Ihre Freigabe zu einem Space ist abgelaufen.

Sie erhalten keine Benachrichtigungen, wenn Dateien oder Ordner durch andere Mitglieder des Spaces in diesen hochgeladen oder daraus entfernt wurden.

Safari-MAC: Shortcut mit derTastenkombination [command] + [option] + [E]. Der Cache wird ohne zusätzliche Nachfrage gelöscht.

Browser am Windows-PC: Bei geöffnetem Browser die Tastenkombination Strg+Shift+Entf gleichzeitig drücken

Chrome:

• Öffnen Sie Chrome auf Ihrem Computer.
• Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkte-Menü .
• Klicken Sie auf "Weitere Tools". 
• Wählen Sie oben einen Zeitraum aus. 
• Klicken Sie die Kästchen neben "Cookies und andere Websitedaten" sowie neben "Bilder und Dateien im Cache" an.
• Klicken Sie auf "Daten löschen".

Microsoft Edge:

• Wählen Sie "Einstellungen und mehr" > "Einstellungen" > "Datenschutz, Suche und Dienste" aus.
• Wählen Sie unter "Browserdaten löschen" > "Browserdaten jetzt löschen" die Option "Löschen" aus.
• Wählen Sie im Dropdownmenü unter "Zeitbereich" einen Zeitbereich aus.

Firefox:

• Klicken Sie oben rechts im Browserfenster auf das Hamburger-Menü und wählen Sie "Einstellungen".
• Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf "Datenschutz & Sicherheit".
• Scrollen Sie nach unten zu "Cookies und Website-Daten" und klicken Sie auf "Daten entfernen".

*.x64.msi: Dies ist das Installationsprogramm für jede nutzende Person. Dieses Installationsprogramm verfügt über verschiedene Spracheinstellungen für den Installationsprozess, aus denen Sie wählen können.

*.x64.GPO.msi: Der GPO-Intaller dient der  automatischen Installation des Drive Desktop-Clients auf mehrere Schulgeräte und ist somit die Wahl für Systembetreuerinnen und Systembetreuer einer Schule. Bitte beachten Sie, dass der Installer nur in Englischer Sprache verfügbar ist. Der Desktop Client selbst, hat nach der Installation selbstverständlich alle verfügbaren Sprachen im Interface zur Verfügung.
 

Sowohl im Desktop-Client als auch in den Mobile-Clients ist die Bearbeitung von Inhalten offline möglich. Dazu muss im entsprechenden Client allerdings der zu bearbeitende Inhalt als "offline verfügbar" markiert werden.

• Im offline-Modus im Mobile-Client wird diese Datei zur Bearbeitung in einer Office-Applikation auf Ihrem Endgerät geöffnet. Nach der Bearbeitung wird die Datei auf dem lokalen Speicher Ihres Endgerätes gespeichert. Sobald wieder Zugang zum Internet besteht, muss diese Datei dann wieder in Drive hochgeladen werden, um den aktuellen Bearbeitungsstatus in Drive abzubilden.
• Nach der offline-Bearbeitung wird mit jeder Synchronisation eine neue Kopie des Dokuments erstellt und in Drive gespeichert, um Konflikte bei der Synchronisation durch mehrere User und Datenverlust zu verhindern.