Digitale Kommunikation

Dienst-E-Mail

Mit den dienstlichen E-Mail-Postfächern steht dem Personal an staatlichen Schulen ein datenschutzkonform einsetzbares und sicheres System zur Kommunikation untereinander oder mit der gesamten Schulfamilie zur Verfügung.

Nachrichten einfach und sicher senden!

Dienstliche E-Mail-Postfächer ermöglichen Lehrkräften, Verwaltungskräften sowie weiterem pädagogischen und schulischen Personal eine sichere und datenschutzkonforme dienstliche Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, mit Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten sowie mit schulischen Partnern.

Dazu wird zentral durch das staatliche IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) die webbasierte E-Mail-Oberfläche „Outlook im Web“ zur Verfügung gestellt, über die ein geräte- und ortsunabhängiger Zugriff erfolgen kann.

Dabei handelt es sich um eine sogenannte „responsive web app“, deren Darstellung sich den Eigenschaften des Endgeräts (z. B. Bildschirmgröße) anpasst und die damit auch eine komfortable Bedienung auf Smartphones ermöglicht.

Funktionen der Anwendung

Berechtigter Personenkreis

Um innerhalb der Schulfamilie oder mit externen Partnern zu kommunizieren, kann das gesamte Personal an staatlichen Schulen das dienstliche E-Mail-System nutzen.

Zum berechtigten Personenkreis gehören folgende Gruppen:
- Lehrkräfte
- Verwaltungskräfte (z. B. Sekretariat)
- weiteres pädagogisches Personal (z. B. Schulsozialarbeit, Mittagsbetreuung)
- kirchliches Personal, das an staatlichen Schulen unterrichtet
- sonstiges schulisches Personal (z. B. Hausmeister)
Anwendungen aktivieren
Einfache E-Mail-Verwaltung

Sie können sich mit Ihrer ByCS-Zugangsdaten (ByCS-Kennung, Passwort) auf der Internetseite am E-Mail-System anmelden. Das Format Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse ist:

<Vorname>.<Nachname>[ggf. lfd. Nr.]@schule.bayern.de

Für die Verwendung von Dienst-E-Mail benötigen Sie keine spezielle Software auf Ihrem Computer bzw. keine App für Ihr Smartphone oder Tablet. Ihr persönliches E-Mail-Postfach hat eine Größe von 5 GB und ist über jeden gängigen Browser (Firefox, Chrome, Safari, Edge) von einem Ihrer Geräte mit Internetzugang aus erreichbar.

Zu Ihrem E-Mail-Postfach
Same Sign-on

Im Unterschied zu den anderen ByCS-Anwendungen (wie dem Dashboard, Visavid oder einer mebis-Anwendung), welche mit nur einer Anmeldung ohne erneuter Authentifizierung genutzt werden können, müssen Sie sich für die Nutzung von Dienst-E-Mail erneut anmelden und explizit abmelden.

Beachten Sie daher, dass beim Abmelden aus anderen ByCS-Angeboten keine automatische Abmeldung aus der Dienst-E-Mail-Anwendung erfolgt. Auch hat eine Abmeldung aus Dienst-E-Mail keine automatische Abmeldung aus den anderen ByCS-Anwendungen zur Folge.

Vergessen Sie daher nicht, sich explizit aus dem dienstlichen E-Mail-System auszuloggen, vor allem, wenn Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen ein Endgerät teilen.
Verteilerlisten und Funktionspostfächer

Sie können für Ihre in der ByCS-Administration erstellten Arbeitsgruppen E-Mail-Verteilerlisten einrichten. Mit diesen erhalten alle Mitglieder der Arbeitsgruppe dieselbe Nachricht in ihren separaten E-Mail-Postfächern. Sinnvolle Anwendungsfälle sind z. B. Fachschaften oder Klassenteams (alle in einer bestimmten Klasse unterrichtenden Lehrkräfte).

Funktionspostfächer sind nicht an konkrete Personen gekoppelt, sondern können von einer bestimmten Arbeitsgruppe genutzt werden. Sie ermöglichen allen Mitgliedern einer Arbeitsgruppe (z. B. Personalrat, Sekretariat, Schulleitung) den Zugriff auf ein gemeinsames Postfach.

Verteilerlisten und Funktionspostfächer einrichten
Kontakte

Ihre Kontaktverwaltung besteht aus einem persönlichen Adressbuch sowie einem landesweiten Personenverzeichnis.

Kontaktlisten anlegen, bearbeiten und löschen
Kalender

Es steht Ihnen ein Kalender mit Einladungsfunktionalitäten zur Verfügung, den Sie auch für andere Personen freigeben können.

Termin erstellen
Aufgaben

In diesem Modul können Sie eigene Aufgaben anlegen und verwalten.

Neue Aufgaben erstellen
Datenschutz

Das System Dienst-E-Mail bietet ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit:

Die Postfächer sind nur über den Browser erreichbar, bleiben stets im IT-DLZ gespeichert und werden nicht auf lokale Endgeräte übertragen.

Somit verlassen Nachrichten, die innerhalb des Systems ausgetauscht werden, die E-Mail-Umgebung im IT-DLZ nicht. Das bedeutet eine gesicherte Übertragung, die auch für den Austausch personenbezogener Daten geeignet ist.

Beachten Sie, dass beim Abmelden aus anderen ByCS-Angeboten (z. B. Web-Portal Dashboard, Videokonferenzsystem Visavid oder einer mebis-Anwendung) keine automatische Abmeldung aus der Dienst-E-Mail-Anwendung erfolgt. Vergessen Sie daher nicht, sich explizit aus dem dienstlichen E-Mail-System auszuloggen, vor allem wenn Sie sich mit Kolleginnen und Kollegen ein Endgerät teilen.
Geringer Wartungsaufwand

Die Schulen werden finanziell, organisatorisch und supporttechnisch entlastet, da die Einrichtung, der Betrieb sowie die Administration der dienstlichen E-Mail-Postfächer zentral erfolgt. Auch Fortbildungen, Schulungsmaterialien und Supportangebote werden bereitgestellt.

Als Administratorin bzw. Administrator Ihrer Schule können Sie über die ByCS-Administration die dienstlichen E-Mail-Postfächer für Ihr Kollegium aktivieren. Alle Änderungen (wie z. B. Namensänderung) oder erstellte Arbeitsgruppen werden an das Mailsystem weitergegeben.