Benutzerimport aus der ASV (JSON-Import)
Ihre Schule nutzt die ASV (Amtliche Schulverwaltung) und Sie möchten neue Benutzerinnen und Benutzer anlegen oder bestehende aktualisieren? Hier erfahren Sie, wie Sie als ByCS-Admin eine Datei im JSON-Format aus der ASV erfolgreich in die BayernCloud Schule importieren.
Vorbereitung
Um einen Benutzerimport durchführen zu können, benötigen Sie die entsprechende JSON-Datei aus der ASV.
Auf der folgenden Seite haben wir die nötigen Informationen für Sie zusammengestellt:
Sie befinden sich auf der Startseite der Administration.
Klicken Sie nun im Burger-Menü auf den Menüpunkt Import.
Ziehen Sie die vorbereitete Datei in den markierten Bereich oder klicken Sie auf Datei auswählen, suchen Sie die Exportdatei im Datei-Explorer, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
Sie erhalten einen Überblick darüber, wie viele Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Verwaltungskräfte und Klassen in der Datei aus der ASV enthalten sind. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Es öffnet sich der Reiter Datenvergleich.
In dieser Übersicht sehen Sie eine Zusammenfassung der Importdaten aus der ASV-Datei und der in der BayernCloud Schule bereits vorhandenen Bestandsdaten.
Gehen Sie zum nächsten Schritt, indem Sie Benutzer bearbeiten anklicken.
Im Reiter Benutzerbehandlung legen Sie fest, wie mit den Nutzerdaten aus dem Import bzw. den bereits vorhandenen Accounts umgegangen werden soll.
Standardmäßig sehen Sie hier alle Einträge, bei denen eine Aktion erforderlich ist, weil kein automatisches Matching der Benutzer besteht. Das bedeutet: Ein Datensatz aus der Importdatei konnte automatisiert keinem bestehenden Benutzerkonto in der BayernCloud Schule zugeordnet werden. Dies kommt zum Beispiel vor, wenn Benutzende neu an Ihre Schule kommen, diese die Schule verlassen haben oder Sie die Daten bisher manuell verwaltet haben.
Welche Möglichkeiten es für das Matching und die Aktion gibt, erklären wir Ihnen in folgendem Tutorial genauer:
Sie können die Filter nach Ihren Bedürfnissen über das Drop-down-Menü anpassen, indem Sie die gewünschten Werte an- oder abwählen oder alle Filter mit dem X (Status-Filter löschen-Button) löschen.
In der Symbolleiste sehen Sie zwei Buttons:
- Mit dem Button Alle Benutzer mit einer möglichen Verknüpfung zusammenführen werden alle Benutzer aus der ASV-Datei mit dem Matching Verknüpfung möglich mit bereits vorhandenen Benutzern aus der ByCS verknüpft, weil es dort schon genau einen entsprechenden Benutzer mit dem gleichen Vor- und Nachnamen gibt.
- Durch Klick auf den Button Verknüpfung lösen können Sie alle diese Verknüpfungen auch wieder rückgängig machen.
Weitere Details zu einem Datensatz erhalten Sie, indem sie auf den Benutzernamen klicken. Im sich öffnenden Seitenpanel Details können Sie z. B. einen Benutzer aus der ASV-Datei manuell mit einem bereits in der ByCS vorhandenen verknüpfen.
Klicken Sie dabei zunächst auf das Schloss-Symbol, wählen Sie dann den vorhandenen ByCS-Account aus und schließen Sie das Schloss wieder. Gibt es einen oder mehrere Benutzer mit dem gleichen Vor- und Nachnamen, so werden diese unter ByCS-Kennung Verknüpfungskandidat aufgeführt. Unter ByCS-Kennung können sie eine Verknüpfung mit einem beliebigen Benutzer des gleichen Benutzertyps vornehmen.
Im Seitenpanel können Sie z. T. auch eine alternative Aktion für den Datensatz auswählen (z. B. Nicht importieren).
Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter zum nächsten Schritt.
Erst durch den Klick auf Importieren wird der Import gestartet und die Veränderungen am Datenbestand werden durchgeführt.
Hinweise:
- Es werden keine Lehrkräfte oder Verwaltungskräfte durch den Import gelöscht. Möchten Sie alte Accounts mit diesen beiden Benutzertypen entfernen, können Sie dies über die Benutzerliste in der Administration tun.
- Schülerinnen und Schüler, die über den Import entfernt werden, landen zunächst im Papierkorb. Aus diesem können Sie 30 Tage wiederhergestellt werden. Sollte sich also herausstellen, dass Sie eine Schülerin oder einen Schüler versehentlich durch den Importvorgang gelöscht haben, navigieren Sie in der Administration zur Benutzerliste, öffnen Sie den Papierkorb und stellen Sie die Benutzerin oder den Benutzer wieder her. Weitere Informationen erhalten Sie im Tutorial "Benutzer wiederherstellen".
Warten Sie nun bis der Import fertig ist. Sie erkennen dies daran, dass die Meldungen Started und In Progress verschwunden sind und Sie die zwei Spalten Benutzer und Klassen inklusive Button zum jeweiligen Importbericht sehen können.
Insbesondere, um auch später noch nachvollziehen zu können, welche Benutzerinnen und Benutzer neu angelegt wurden und deshalb neue Zugangsdaten benötigen, empfehlen wir Ihnen die zwei Importberichte herunterzuladen, in denen für alle Benutzerinnen und Benutzer bzw. Klassen die Aktionen des Imports aufgelistet sind. Klicken Sie für den Download auf den Button Importbericht Benutzer bzw. Importbericht Klassen, wählen Sie aus, wo sie die Datei speichern wollen und klicken Sie auf Speichern.
Durch Klick auf Beenden kehren zum Start des Importvorgangs zurück.
