Schuljahresende vorbereiten (Web-Client)
Sie möchten am Ende des Schuljahres Ihre Unterrichtsmaterialien für das kommende Schuljahr organisieren und dafür sorgen, dass auch nur die Klassen des kommenden Schuljahres darauf Zugriff haben? In diesem Tutorial erfahren Sie, welche Schritte dazu nötig sind.
In Drive bleiben Klassen über die Schuljahresgrenzen hinweg permanent als Gruppen bestehen. Zu jedem neuen Schuljahr werden diesen permanenten Klassen allerdings neue Lernende zugeordnet. Schülerinnen und Schüler verlassen mit dem neuen Schuljahr ihre alte Klasse in Drive und ziehen in die nächst höhere Klasse um.
Haben Sie als Fachlehrkraft Inhalte für das Fach Englisch beispielsweise mit Klasse 5a geteilt, indem Sie einen Space für diese Klasse erstellt und darin ein Verzeichnis angelegt haben, so hätten im darauf folgenden Schuljahr die neuen Schülerinnen und Schüler der Klasse 5a bereits ab dem ersten Schultag Zugriff auf diesen Space.
Daher ist es nötig, sämtliche Berechtigungen, die Sie im aktuellen Schuljahr an Klassen vergeben haben, am Ende des Schuljahres wieder aufzuheben. Begeben Sie sich hierzu in das entsprechende Verzeichnis und klicken Sie dort auf das Teilen-Symbol, um eine Übersicht über alle Mitglieder mit ihren Berechtigungen zu erhalten.
Klicken Sie bei der entsprechenden Klasse auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie dann den Eintrag Freigabe entfernen. Alternativ setzen Sie bei der Erstellung einer Freigabe ein Ablaufdatum beispielsweise auf den letzten Schultag vor den Sommerferien, den 31.07.2026. Nutzen Sie hierfür die Option Ablaufdatum setzen und tippen im Textfeld Ablaufdatum den gewünschten Zeitpunkt ein. Alternativ klicken Sie auf das Kalender-Symbol und wählen darüber den avisierten Tag.
Hinweis: Damit Schülerinnen und Schüler auch im nächsten Schuljahr weiterhin Zugriff auf das von ihren Lehrkräften des Vorjahres erstellte Unterrichtsmaterial haben, müssen diese ein Archiv anlegen und Inhalte dorthin kopieren. Ein solches Archiv könnte beispielsweise in Spaces durch einen Space „Schuljahr_xy“ realisiert werden oder durch ein vergleichbares Verzeichnis im Bereich Persönlich.
Ohne eine aktive Sicherung der Inhalte verlieren Schülerinnen und Schüler im neuen Schuljahr den Zugriff auf die Inhalte des vorangegangenen Schuljahres, die von anderen Personen - insbesondere von Lehrkräften - mit ihnen geteilt wurden.
