Häufig gestellte Fragen und Antworten

Ja, das ist möglich. Sie können die globale Einstellung Ihrer Schule überschreiben, indem Sie in Ihrem Messenger-Account Ihre persönlichen Ruhe- bzw. Verfügbarkeitszeiten konfigurieren. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie hier.

Ja, sofern eine Internetverbindung (Mobilfunk, WLAN) vorhanden ist.

Unterhaltungen werden zwischen zwei Personen ausgetauscht, Räume können eine beliebige Anzahl von Personen enthalten. Allerdings sind technisch gesehen Unterhaltungen ebenfalls Räume. Daher können bei Unterhaltungen auch nachträglich noch beliebig viele weitere Personen hinzugefügt werden.

Nein, es gibt auch die Möglichkeit, die Sitzung nach dem Schließen des Browsers beizubehalten. Wenn Sie den Browser erneut öffnen, sind Sie dann bereits angemeldet und die Eingabe des 4-Wort-Schlüssels entfällt. Diese Einstellung dürfen Sie allerdings nur auf einem ausschließlich von Ihnen selbst genutzten Endgerät vornehmen.

Das entsprechende Tutorial finden Sie hier.

Je nach Ihrer Berechtigung ist das möglich. Wie Sie Personen in einen bestehenden Raum einladen, erfahren Sie hier. Zudem können Sie sich in diesem Tutorial darüber informieren, wie Sie als Besitzer eines Raums die Rollen und Berechtigungen eines Raumes verwalten. Sollten Sie trotzdem niemanden einladen können, kontaktieren Sie Ihren ByCS-Admin.

Je nach Ihrer Berechtigung ist das möglich. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier. Sollte dies nicht der Fall sein, fragen Sie Ihren ByCS-Admin.

Ja, Sie können sich mit Ihren ByCS-Zugangsdaten und Ihrem 4-Wort-Schlüssel an jedem Schulrechner über den Browser einloggen und haben vollen Zugriff auf Ihre Nachrichten.

Sprachanrufe sind in 1:1-Chats, d. h. Direktnachrichten-Räumen mit zwei Personen, möglich.

Um Ihr Profilbild zu ändern oder Fotos zu verschicken, benötigt der Messenger Zugriff auf Ihre Bibliothek. Sie haben die Wahl, den Zugriff auf bestimmte Fotos oder aber auf alle Fotos zu erlauben. Bei der Auswahl von allen Fotos haben Sie im Messenger direkt Zugriff auf Ihre Bibliothek und Sie können sofort Ihr Profilbild ändern und Fotos versenden. Bei der Auswahl von bestimmten Fotos müssen Sie zusätzliche Einstellungen im iPhone bzw. iPad vornehmen. Dies ist derzeit nicht direkt im Messenger möglich.

Auf Ihrem Gerät: Einstellungen —> ByCS-Messenger —> Fotos —> Ausgewählte Fotos —> Ausgewählte Fotos bearbeiten

Sollten Sie sich nachträglich doch für den Zugriff auf alle Fotos entscheiden, können Sie dies in den Geräteeinstellungen vornehmen:

Auf Ihrem Gerät: Einstellungen —> ByCS-Messenger —> Fotos —> Alle Fotos

Alternativ können Sie Fotos und Videos direkt im Messenger aufnehmen und diese verwenden. Dazu gestatten Sie den Zugriff auf Ihre Kamera.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Space Ihrer Einrichtung befinden, wenn Ihnen die Suche unter dem Haus-Symbol keine Ergebnisse liefert. Klicken Sie dazu in der linken Seitenleiste auf das Space-Symbol Ihrer Einrichtung und führen die Suche erneut aus. Anschließend sollte Ihnen die Person bei jeder entsprechenden Suche in der Ergebnisliste angezeigt werden.

Beachten Sie, dass Personen anderer Einrichtungen nur über die Eingabe der vollständigen Messenger-ID (@ByCS-Kennung:messenger.bycs.de) gefunden werden können.

Sofern Ihre Schulleitung die Auftragsdatenvereinbarung gezeichnet hat und die Nutzung an Ihrer Schule anordnet, sind Sie dazu verpflichtet, den Messenger im Rahmen der dienstlichen Kommunikation zu verwenden.

Dies entscheidet Ihre Schulleitung, im Idealfall in Abstimmung mit dem Personalrat. Es lassen sich für Ihre Schule/Dienststelle Ruhezeiten festlegen, zu denen keine Push-Benachrichtigungen zugestellt werden. Diese Einstellungen kann der ByCS-Admin im Admin-Portal des Messengers vornehmen. Zudem können Sie auch Ihre eigenen Ruhe- bzw. Verfügbarkeitszeiten individuell anpassen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen.

Zunächst ist ein Zugang für Schülerinnen und Schüler sowie Lehr- und Verwaltungskräfte vorgesehen. Zu einem späteren Zeitpunkt können weitere Gruppen als Gastnutzerinnen und -nutzer eingerichtet werden.

Ja, das Verarbeiten von sensiblen Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten) ist im Messenger aufgrund einer entsprechenden Bekanntmachung des StMUK (KMBek) zulässig. Dies gilt auch für Noten.

Siehe dazu auch:

• Verkündungsplattform der Bayerischen Staatsregierung
• Dienstliche Verwendung digitaler Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge

Die Möglichkeit, dass Schülerinnen und Schüler Chats beginnen können, kann vom ByCS-Admin aktiviert werden. Dies sollte aber erst nach vorheriger Abstimmung mit dem Schulforum geschehen - mit der Bewusstmachung, dass die Nutzung des Messengers ausschließlich für schulische bzw. dienstliche Zwecke erlaubt ist.

Eine "Aufsichtspflicht" besteht für Lehrkräfte nur in Räumen, in denen Sie auch Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer sind.

Bei Zuwiderhandlungen gilt Abschnitt 10 der Nutzungsbedingungen. Bei Missachtung der Nutzungsbedingungen bzw. Kenntnisnahme eines Fehlverhaltens im Messenger sind Sie als Lehrkraft, wie im analogen Leben auch, zum Handeln verpflichtet.

Weitere Informationen zum Umgang mit Verstößen im Messenger finden Sie hier.

Durch die nahtlose Anbindung an ViKo können Sie als Lehrkraft mit nur wenigen Klicks Räume für Videokonferenzen direkt im Messenger erstellen. Anschließend erhält Ihr Team einen Teilnehmer-Link und Sie können der ViKo als Moderator beitreten. Voraussetzung für die Nutzung dieses Features ist die Freischaltung von ViKo für Ihre Schule im AVV-Portal.

Die Videotelefonie für alle Nutzenden (sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen und Schüler) steht ausschließlich während der Zeit von bayernweiten Schulschließungen für Sie zur Verfügung. 

Wenn Sie die Schule wechseln, stellen Sie in der ByCS-Administration den entsprechenden Antrag auf Dienststellenwechsel. Sobald dieser von Ihrer neuen Schule genehmigt wird, werden Sie im Messenger automatisch aus dem Space Ihrer alten Schule gelöscht und dem Einrichtungs-Space Ihrer neuen Dienststelle hinzugefügt. Dies bedeutet, dass Sie aus allen bestehenden Räumen entfernt werden und einen neuen 4-Wort-Schlüssel erhalten. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, die Daten, zu deren Mitnahme Sie berechtigt sind, vor Ihrem Schulwechsel zuverlässig zu sichern.

Alle wichtigen Informationen dazu finden Sie hier.

Bei einer Löschung in der ByCS-Administration wird das Nutzerprofil in einem ersten Schritt für 30 Tage in den Papierkorb gelegt, bevor es endgültig gelöscht wird. Personen, deren Konten sich im Papierkorb befinden, können sich zwar nicht mehr in den ByCS-Anwendungen anmelden, allerdings können sie noch von anderen im Messenger gefunden werden. Erst nach Ablauf der 30 Tage werden die Nutzer im Papierkorb der ByCS-Administration automatisch gelöscht. In diesem Zuge wird auch das Nutzerprofil im Messenger gelöscht und kann nicht mehr gefunden werden. Falls Sie eine sofortige Löschung wünschen, können Sie diese manuell im Papierkorb der ByCS-Administration vornehmen.

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung garantiert eine sichere Kommunikation. Hierbei werden Nachrichten so verschlüsselt, dass sie an keinem Übertragungspunkt lesbar sind. Die Nutzenden sind dadurch bestmöglich davor geschützt, dass andere Einsicht in ihre Kommunikation erhalten können. Allerdings kommt es in wenigen Ausnahmefällen vor, dass Nachrichten nicht entschlüsselt werden können. Dies kann verschiedene Gründe haben. Mehr dazu fahren Sie hier.

Um eine reibungslose Entschlüsselung von Nachrichten zu gewährleisten, müssen Sie immer mindestens eine verifizierte Sitzung offen halten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie unsere Desktop-Apps oder unsere mobilen Apps nutzen. Diese können beendet und neu gestartet werden, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Nachrichten, welche im Zeitraum ohne offene Messenger-Sitzung empfangen werden, können später nicht mehr entschlüsselt und dadurch auch nicht mehr gelesen werden. Das sogenannte "Dehydrierte Gerät" übernimmt in diesem Fall diese Funktionalität und gewährleistet eine zuverlässige Entschlüsselung, auch wenn Sie gerade nicht aktiv an einem Ihrer Geräte angemeldet sind.

Wenn Sie den Messenger noch nie im Browser oder in der Desktop-App genutzt haben, wurde für Ihr Benutzerkonto noch kein solches Gerät erzeugt. Öffnen Sie den Browser Ihrer Wahl und melden Sie sich mit Ihren ByCS-Zugangsdaten an. Verifizieren Sie sich anschließend mithilfe Ihres 4-Wort-Schlüssels. Sobald dies erfolgreich geschehen ist, wird Ihnen in den Einstellungen unter dem Punkt Sicherheit neben Dehydriertes Gerät aktiviert ein grüner Haken angezeigt. Dieses Gerät übernimmt künftig die zuverlässige Entschlüsselung.

Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Sie haben sich erfolgreich mit Ihren ByCS-Anmeldedaten angemeldet. Anschließend werden Sie dazu aufgefordert, Ihr Gerät zu verifizieren. Diese Verifizierung können Sie mithilfe Ihres 4-Wort-Schlüssels oder einer sogenannten Quersignierung durchführen. Solange dies nicht geschehen ist, bleibt dieses Gerät unverifiziert und wird in Ihrer Sitzungs- bzw. Geräteliste entsprechend angezeigt. Erst wenn Sie die Sitzung bzw. das Gerät erfolgreich verifiziert haben, ist diese Änderung in Ihrer Liste einsehbar.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Nachrichten, die sich Nutzerinnen und Nutzer gegenseitig schicken, werden direkt am Endgerät verschlüsselt und entschlüsselt, so dass auf dem Weg dazwischen und auch auf den Servern der Betreiber nur ein undefinierter Buchstabensalat ankommt, mit dem ein Angreifer nichts anfangen kann. Eine genaue Erklärung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in der Messengerkommunikation finden Sie auf den Seiten des BSI.

https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/DVS-Berichte/messenger.pdf?__blob=publicationFile&v=8 

Weitere Informationen zur Ende-zu-Ende-Verschlüsselung im Messenger haben wir in einem mebis Magazin-Artikel für Sie aufbereitet.

Da es für Angreiferinnen und Angreifer unmöglich ist, Nachrichten abzufangen und die darin enthaltenen Informationen zu missbrauchen, dürfen zwischen den Nutzerinnen und Nutzern auch besonders sensible Daten ausgetauscht werden. Dafür gab es bisher keine sichere Möglichkeit.

Weitere Informationen zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) im Messenger finden Sie hier.

Der 4-Wort-Schlüssel ermöglicht es, mit einem neuen Endgerät die bisher gesendeten Nachrichten zu lesen. Dies ist beispielsweise wichtig bei Verlust des Endgeräts.

Die ByCS-Zugangsdaten weisen Nutzerinnen und Nutzer als berechtigt aus. Der zusätzliche 4-Wort-Schlüssel konfiguriert die Verschlüsselung im Messenger, ohne den die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht möglich wäre.

Sofern Sie noch an einem anderen Gerät eine aktive Sitzung im Messenger haben, können Sie neue Sitzungen mit der Quersignierung verifizieren und alle Nachrichten bleiben entschlüsselbar. Somit ist die Nutzung des Messengers weiterhin ohne die Eingabe des 4-Wort-Schlüssels möglich.

Sollten Sie keine aktive Sitzung mehr haben, müssen Sie bei der Anmeldung Ihren 4-Wort-Schüssel zurücksetzen. Diesen Schritt führen Sie am besten im Browser durch. Sie erhalten einen neuen 4-Wort-Schlüssel, alle alten Nachrichten bleiben aber verschlüsselt und können auch nicht wiederhergestellt werden.

Bei anderen Messengern wird zur Verschlüsselung und Wiederherstellung alter Nachrichten eine PIN oder ein Passwort verwendet. Diese können aber ebenso verloren gehen. Wir haben uns für den sogenannten 4-Wort-Schlüssel aus vier einfachen Substantiven entschieden, da wir überzeugt sind, dass diese auch für jüngere Schülerinnen und Schüler leichter zu merken sind und daher hier die Gefahr eines Verlusts im Vergleich zu anderen Methoden am geringsten ist.

Ja, man kann den 4-Wort-Schlüssel zurücksetzen. Mit diesem neuen Schlüssel werden dann die neuen Nachrichten verschlüsselt. Alle alten Nachrichten bleiben jedoch für immer unlesbar. Mehr Informationen zu diesem Thema erhalten Sie hier.

Ja, dies ist möglich. Wenn auf einem Gerät eine aktive Sitzung besteht, kann man ein weiteres Gerät verifizieren, ohne den 4-Wort-Schlüssel einzugeben. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten - entweder durch einen Vergleich von Emojis oder das Einscannen eines QR-Codes. Die Geräte tauschen untereinander die Schlüssel aus, so dass im Anschluss daran alte Nachrichten entschlüsselt und gelesen werden können. Mehr über dieses Thema erfahren Sie hier.

Die ByCS-Zugangsdaten sind in einem zertifizierten bayerischen Rechenzentrum gespeichert. Ihre Messenger-Nachrichten liegen verschlüsselt auf den Servern unseres Dienstleisters. Nur mithilfe Ihres 4-Wort-Schlüssels können diese Nachrichten entschlüsselt werden. Ihr 4-Wort-Schlüssel wird Ihnen nur einmalig angezeigt und er wird nicht auf einem Server gespeichert. Diese Maßnahmen gewährleisten ein sehr hohes Maß an Sicherheit.

Die Anbieter haben sich verpflichtet, die Daten ausschließlich in der EU zu hosten. Die Firma "Plusserver" stellt dafür die Rechenzentren bereit.

Der Messenger darf ausschließlich Daten verarbeiten, die zum Betrieb notwendig sind. Für eine genaue Auflistung der Daten können Sie im Messenger unter Ihrem allgemeinen Profil Ihre persönlichen DSGVO-Informationen anfordern und herunterladen. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie hier.

Ja, bei Sicherheitstests (sog. Pentests) werden die IT-Systeme des Messengers in regelmäßigen Abständen im Auftrag des Landesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (LSI) auf verschiedene Arten angegriffen, um eventuelle Sicherheitslücken aufzuspüren. Erst nach dem Bestehen solcher Tests darf der Messenger in seiner aktuellen Version veröffentlicht werden.

Zu jedem neuen Update werden alle neuen Funktionen vollumfänglich überprüft. Neben der Umsetzung von neuen Konzepten fließen auch viele qualifizierte Rückmeldungen von Nutzerinnen und Nutzern in den stetigen Weiterentwicklungsprozess ein.

Informationen zu allen Updates finden Sie hier.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt hier "technische und strategische Vorteile" wie beispielweise eine vollständige Kontrolle, die Sicherheitstechniken der Software unabhängig vom Geschäftsmodell eines Herstellers anzupassen. Die Prüfung von Software auf Sicherheitslücken ist immer möglich und die Schließung von Sicherheitslücken in der Software ist auch unabhängig vom Hersteller durchführbar.