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Ihre Schule nutzt die BayernCloud Schule, verwendet aber nicht die Software ASV? In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie neue Nutzerinnen und Nutzer über eine eigene CSV-Dateien anlegen.
Sie befinden sich auf der Startseite der Administration.
Klicken Sie auf das Burger-Menü und dann auf Import, um zum Start des Imports zu gelangen.
Haben Sie noch keine eigene CSV-Datei, können Sie in folgendem Tutorial nachlesen, wie sie diese erstellen:
Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die vorbereitete CSV-Datei aus oder ziehen Sie die Datei in den markierten Bereich.
Über Weiter setzen Sie den Prozess fort.
Nach erfolgreichem Upload öffnet sich automatisch der Reiter Datenvergleich.
In dieser Übersicht sehen Sie eine Zusammenfassung der Importdaten aus der CSV-Datei und der in der BayernCloud Schule bereits vorhandenen Bestandsdaten.
Gehen Sie zum nächsten Schritt, indem Sie Benutzer bearbeiten anklicken.
Im Reiter Benutzerbehandlung legen Sie fest, welche Personen beim Import berücksichtigt werden.
Standardmäßig sehen Sie hier alle Einträge, bei denen eine Aktion erforderlich ist, weil kein automatisches Matching der Benutzer besteht. Das bedeutet: Ein Datensatz aus der Importdatei konnte automatisiert keinem bestehenden Benutzerkonto in der BayernCloud Schule zugeordnet werden. Dies kommt zum Beispiel vor, wenn Benutzende neu an Ihre Schule kommen, diese die Schule verlassen haben oder Sie die Daten bisher manuell verwaltet haben.
Welche Möglichkeiten es für das Matching und die Aktion gibt, erklären wir Ihnen in folgendem Tutorial genauer:
In der Symbolleiste sehen Sie zwei Buttons: Mit dem Verknüpfungsbutton werden alle Benutzerinnen und Benutzer in einem Schritt mit einer möglichen Verknüpfung zusammengeführt. Mit dem Auflösen-Button können Verknüpfungen wieder entfernt werden.
In der Spalte Aktion sehen Sie, wie mit dem jeweiligen Datensatz beim Import verfahren wird – zum Beispiel, ob ein Benutzerkonto hinzugefügt oder entfernt wird. Möchten Sie den Status eines Eintrags ändern, klicken Sie auf den Benutzernamen. Im sich öffnenden Seitenpanel Details wählen Sie anschließend die gewünschte alternative Aktion aus.
Möchten Sie eine Benutzerin oder einen Benutzer manuell mit einem bereits in der ByCS vorhandenen verknüpfen, so klicken Sie zunächst auf das Schloss-Symbol, wählen den vorhandenen ByCS-Account aus und schließen daraufhin das Schloss wieder.
Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter zum nächsten Schritt.
Erst durch den Klick auf Importieren wird der Import gestartet und die Veränderungen am Datenbestand werden durchgeführt.
Hinweise:
Warten Sie nun bis der Import fertig ist. Sie erkennen dies daran, dass die Meldungen Started und In Progress verschwunden sind und Sie die zwei Spalten Benutzer und Klassen inklusive Button zum jeweiligen Importbericht sehen können.
Insbesondere, um auch später noch nachvollziehen zu können, welche Benutzerinnen und Benutzer neu angelegt wurden und deshalb neue Zugangsdaten benötigen, empfehlen wir Ihnen die zwei Importberichte herunterzuladen, in denen für alle Benutzerinnen und Benutzer bzw. Klassen die Aktionen des Imports aufgelistet sind. Klicken Sie für den Download auf den Button Importbericht Benutzer bzw. Importbericht Klassen, wählen Sie aus, wo sie die Datei speichern wollen und klicken Sie auf Speichern.
Durch Klick auf Beenden kehren zum Start des Importvorgangs zurück.
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