Administration

Nutzer anlegen mit CSV (aus ASV)

Ihre Schule nutzt die BayernCloud Schule (ByCS) und Sie wissen noch nicht, wie Sie neue Nutzerinnen und Nutzer anlegen? Die meisten Schulen verwenden hierfür die Software ASV. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie eine CSV-Datei aus der ASV in die BayernCloud Schule importiert wird.

Besorgen Sie sich bei Ihrer Schulleitung den aktuellen ASV-Export für die BayernCloud Schule (ehemals mebis Export). Sie erhalten eine CSV-Datei mit den Daten der gewünschten Personengruppe. Nach einem Login in die ByCS erreichen Sie die Anwendung Administration über das Bento-Menü (rechts oben auf allen Seiten der ByCS-Anwendungen) bzw. über das ByCS-Dashboard.

Über das Burger-Menü (Menü-Button) links oben für die weiteren Funktionen finden Sie die gewohnten Aktionen der Administration.

Unter CSV-Import stehen Ihnen im Dropdown der Import für Schüler und Lehrer zur Verfügung.

Ziehen Sie die entsprechende aktuelle ungeöffnete CSV-Datei in den markierten Bereich.

Zum Schuljahresbeginn wählen Sie beim Schülerimport den Vollimport, um neue Nutzerinnen und Nutzer anzulegen und ehemalige zu löschen. Während des Schuljahrs wählen Sie den Teilimport, um neue Nutzer anzulegen bzw. Nutzer zu aktualisieren, ohne vorhandene Nutzer zu löschen.

Bei Lehrkräften ist generell ein Teilimport sinnvoll, um den Dienststellenwechsel nicht zu behindern.

Lehrkräfte, die den Schuldienst vollständig verlassen, sollten manuell gelöscht werden.

Die neuen Schülerinnen und Schüler werden Ihnen im Reiter Änderungen mit dem Status Datensatz wird neu angelegt angezeigt.

Klicken Sie auf weiter.

Sie wechseln in den Reiter Kritische Änderungen. Dieser zeigt Ihnen alle bisher bestehenden Datensätze, die nicht mehr benötigt werden. Überprüfen Sie bitte ggf. unter Rücksprache mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, welche Accounts gelöscht bzw. zusammengeführt werden sollen.

Möchten Sie Nutzende nicht löschen, entfernen Sie das Häkchen am Zeilenanfang.

Hier werden ggf. auch Konflikte zwischen den Datensätzen angezeigt, bei denen Sie manuell entscheiden müssen, wie Sie mit diesen verfahren wollen.

Klicken Sie auf weiter.

Sie gelangen zur Zusammenfassung CSV-Import. Unter dem Reiter Änderungen finden Sie die neuen Personen, die jetzt erfolgreich importiert wurden. Unter Kritische Änderungen werden Ihnen die gelöschten Zugänge angezeigt.

Im detaillierten Importbericht finden Sie alle Ergebnisse des CSV-Imports.

Schließen Sie den CSV-Import mit der Sicherung der Zugangsdaten ab.

Es werden alle Einträge angezeigt, für die noch kein Account-Brief erstellt wurde.

Wählen Sie eine der vier zur Verfügung stehenden Optionen aus, um die Zugangsdaten zu verteilen.

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