Space anlegen (Web-Client)
Sie befinden sich in Drive und möchten einen Space anlegen, um mit anderen Personen Dateien auszutauschen oder kollaborativ zu arbeiten? Wir zeigen Ihnen hier, wie dies in wenigen Schritten gelingt.
Bei Spaces handelt es sich um benutzerunabhängige Speicherbereiche, in denen Sie zusammen mit anderen Personen Material erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Das Erstellen von Spaces ist Lehrkräften vorbehalten.
Um einen neuen Space anzulegen, klicken Sie zunächst in der Seitenleiste auf Spaces und anschließend auf + Neuer Space.
Es öffnet sich ein Fenster, in welchem sich ein Name des Spaces im gleichnamigen Textfeld eingeben lässt.
Benennen Sie hier den neuen Space und klicken Sie abschließend auf Erstellen.
Ihr neu erstellter Space erscheint nun in der Übersicht.
Die ersten vier bzw. fünf Ziffern der Internetadresse des Space, die Sie in der Adresszeile Ihres Browsers erkennen (z. B. https://90037.bycs.drive.de/...), zeigen Ihnen jederzeit die Schulnummer und damit auch die datenschutzrechtlich verantwortliche Dienststelle an. Diese finden Sie auch in den Internetadressen sämtlicher Dateien, die im jeweiligen Space abgelegt sind.
Wenn Sie Ihren Space von den bestehenden abheben möchten, klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol und in der sich öffnenden Auswahl Beschreibung bearbeiten, um Ihrem Space eine griffige Beschreibung hinzuzufügen, die angezeigt wird, wenn der Space geöffnet wird.
Wenn an dieser Stelle auch eine zusätzliche Information angezeigt werden soll, nutzen Sie die Einstellung Untertitel bearbeiten und tippen Sie im Textfeld Untertitel des Spaces eine passende Formulierung.
Über die Option Bild bearbeiten laden Sie von Ihrem Gerät eine Bilddatei im JPEG- oder PNG-Format hoch, das als Logo im Space angezeigt wird. Der Hinweis Das Space-Bild wurde erfolgreich gesetzt informiert Sie über den erfolgreichen Vorgang.
Ähnliches lässt sich auch mit Emojis erreichen. Klicken Sie hierfür auf Emoji bearbeiten und entscheiden Sie sich in der sich öffnenden Auswahl für ein passendes Emoji, das als Logo angezeigt werden soll. Der kurz eingeblendete Hinweis Das Space Symbol wurde erfolgreich gesetzt informiert Sie über den erfolgreichen Vorgang.
Um nun Personen in einen Space einzuladen, klicken Sie in der Kachel des zu bearbeitenden Space auf das Personen-Symbol. Es öffnet sich in einer Seitenleiste das Mitglieder-Menü.
Alternativ gelangt man an dieselbe Stelle über das 3-Punkte-Symbol und den Eintrag Mitglieder.
Ein Space kann sowohl mit Mitgliedern der eigenen Institution (z. B. Schule) als auch mit Externen geteilt werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die beiden unterschiedlichen Vorgehensweisen:
Personen oder Gruppen der eigenen Institution hinzufügen
Tippen Sie im Textfeld unter Suchen den Namen einer Person oder Gruppe (z. B. Klasse) Ihrer eigenen Einrichtung ein. Ab der Eingabe des zweiten Zeichens wird eine Vorschlagsliste angezeigt, aus der Sie Personen oder Gruppen auswählen können. Es lassen sich mehrere Personen oder Gruppen nacheinander auswählen, die dann im Textfeld aufgelistet stehen.
Um die Berechtigungen der Freigabe festzulegen, klicken Sie bei Kann anzeigen auf das Pfeil-Symbol und wählen Sie die gewünschte Option: Kann anzeigen, Kann bearbeiten ohne Historie, Kann bearbeiten, Kann verwalten.
Falls erwünscht, klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol und anschließend auf Ablaufdatum setzen.
Durch Hinzufügen schließen Sie den Vorgang ab.
Unter Mitglieder können die Berechtigungen für einzelne Personen und Gruppen durch Klick auf das Pfeil-Symbol unter dem Namen auch im Nachhinein geändert werden.
Personen oder Gruppen aus anderen Institutionen hinzufügen (ab Juni 2026 möglich)
Spaces lassen sich auch mit Personen und Gruppen aus mehreren Dienststellen teilen. Hierfür benötigen Sie von den betreffenen Personen deren instanzbezogenen Kennungen.
Diese lassen sich finden, indem die Teilnehmenden in Drive den Button mit ihren Initialen in der oberen Leiste anklicken und Ihnen in den Einstellungen die dort angezeigte Instanzübergreifende Referenz zukommen lassen (z. B. über E-Mail). Hinweis: Ihre Bycs-Kennung und Ihre Schulnummmer sind Teil der Instanzübergreifenden Referenz.
Geben Sie dann diese Kennungen wie gewohnt im Bereich Mitglieder im Textfeld unter Suchen ein und vergeben Sie anschließend wie bereits beschrieben die gewünschten Rechte.
Externe Mitglieder einladen
Gehen Sie im Mitgliederfeld unter Öffentliche Links auf Link hinzufügen. Es erscheint ein Fenster, um die Berechtigungen, ein Passwort und ein optionales Ablaufdatum festzulegen.
Kopieren Sie den Link, um ihn und das Passwort an die gewünschte Person weiterzugeben.
Der Link kann über das 3-Punkte-Symbol nachträglich umbenannt und das Passwort bearbeitet werden.
